Neukunden · November 2026 · Lesezeit 12 Minuten
Im Dezember 2013 bat ein Mann seine Versicherung per E-Mail, eine Kündigung zu bestätigen. Er bekam eine automatische Antwort: Eingang bestätigt, darunter der Hinweis auf kostenlose Unwetterwarnungen per SMS und eine App für iPhone-Nutzer. Er schrieb zurück, er wolle keine Werbung. Auf seine Beschwerde und auf eine weitere Nachfrage antwortete das System mit demselben Text. Am 15. Dezember 2015 gab ihm der Bundesgerichtshof recht (VI ZR 134/15). Ihre E-Mail-Signatur ist kleiner als diese Versicherungsmail, aber sie hängt an jeder Nachricht, die Ihr Betrieb verschickt. Dieser Artikel zeigt, was dort je nach Rechtsform stehen muss und wie ein Banner mit Film aussieht, der in jedem Mailprogramm funktioniert und Besucher auf Ihre Seite führt.
Das hängt von der Rechtsform ab, und sie gelten für jede E-Mail, die als Geschäftsbrief an einen bestimmten Empfänger geht. Der eingetragene Kaufmann (e.K.) nennt nach § 37a HGB Firma mit Zusatz, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Registernummer. Die GmbH ergänzt nach § 35a GmbHG Rechtsform, Sitz und alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Nicht eingetragene Betriebe haben keine gesetzliche Liste, die IHK empfiehlt aber Name samt ausgeschriebenem Vornamen und Anschrift.
Gesetzlich vorgesehen ist das Zwangsgeld: Das Registergericht kann es festsetzen, das einzelne Zwangsgeld darf 5.000 Euro nicht übersteigen (§ 14 HGB, § 79 GmbHG, § 407 AktG). Ob Mitbewerber wegen fehlender Angaben abmahnen können, ist nicht geklärt. Das OLG Brandenburg hielt einen solchen Verstoß 2007 für nicht erheblich genug, das OLG Hamburg sah im selben Jahr in dem entschiedenen Fall ebenfalls keine Erheblichkeit.
Technisch ja, praktisch nein. Nach der Datenbank Can I email unterstützen nur rund ein Viertel der getesteten Kombinationen das HTML-Video-Element (19,51 Prozent voll, 4,88 Prozent teilweise, Stand November 2026), Gmail ersetzt die Video-Tags, Outlook.com entfernt sie. Verlässlich ist ein Standbild mit Play-Symbol, das auf eine Seite mit dem Film führt.
Nicht, wenn der Empfänger Werbung zuvor ausdrücklich abgelehnt hat. Der BGH entschied am 15.12.2015 (VI ZR 134/15), dass Werbung in einer automatisch erzeugten Bestätigungsmail in diesem Fall das Persönlichkeitsrecht verletzt, und rechnet auch Imagewerbung zur Werbung. Für den Fall ohne vorherigen Widerspruch hat er das nicht entschieden. Halten Sie deshalb eine Signatur-Variante ohne Banner bereit.
Nur mit Einwilligung. Der Europäische Datenschutzausschuss stuft Tracking-Pixel in E-Mails in seinen Leitlinien 2/2023 (angenommen am 7. Oktober 2024) als Zugriff auf das Endgerät ein, in Deutschland regelt das § 25 TDDDG. Einfacher ist ein Link auf Ihre eigene Seite, auf der Sie die Aufrufe auswerten.
Die Vorschriften beginnen alle gleich: Die Angaben gehören auf „alle Geschäftsbriefe gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden“. So steht es in § 37a HGB, § 35a GmbHG und § 80 AktG, bei OHG und KG fast wortgleich in § 125 HGB. „Gleichviel welcher Form“ schließt die E-Mail ein. Die IHK Hannover schreibt in ihrem Merkblatt (Stand 5. Januar 2023), auch E-Mails, die das Geschäftspapier ersetzen, müssten die „Fußleistenpflicht“ erfüllen. Nach der Kanzlei KPW gilt das seit dem 1. Januar 2007.
Ein Geschäftsbrief ist das Angebot an einen Kunden, die Terminbestätigung, die Antwort auf eine Anfrage. Keine Geschäftsbriefe sind nach eRecht24 (Stand 21. August 2026) interne Mails an Kollegen und Werbung an einen unbestimmten Personenkreis. Das Gesetz kennt außerdem eine Ausnahme für Mitteilungen im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke genutzt werden, in die nur die Einzelangaben eingesetzt werden (§ 37a Abs. 2 HGB). Bestellscheine sind davon ausgenommen. Wir würden uns bei E-Mails nicht darauf verlassen, eine einmal eingerichtete Signatur deckt jede Mail ab.
Warum der Gesetzgeber das will, erklärt die IHK Hannover so: Wer die Handelsregisternummer kennt, kann sich beim Registergericht über einen neuen Geschäftspartner informieren. Für Ihre Kunden ist die Signatur also die Stelle, an der sie prüfen können, mit wem sie es zu tun haben.
Auf Geschäftsbriefen müssen „seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist“ stehen. Die Bezeichnung nach § 19 ist der Zusatz „eingetragener Kaufmann“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung wie „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“. In die Signatur gehören also: Firma samt e.K., Ort, Amtsgericht, Registernummer.
Gefordert sind „die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer“, jeweils „mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen“. Es genügt nicht, nur den Geschäftsführer zu nennen, der gerade schreibt: Es müssen alle sein. Hat die Gesellschaft einen Aufsichtsrat mit Vorsitzendem, kommt dieser dazu. Machen Sie Angaben zum Kapital, muss das Stammkapital genannt werden, bei nicht vollständig eingezahlten Einlagen auch der Gesamtbetrag der ausstehenden. Wer das Kapital nicht erwähnt, muss es nicht nennen.
Wie bei der GmbH: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer. Dazu „alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats“ mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. „Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen.“ Bei Kapitalangaben gehört das Grundkapital dazu.
Anzugeben sind „die Firma und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer“ der Eintragung. Ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, kommen die Firmen oder Namen der Gesellschafter hinzu und für diese die Angaben nach § 35a GmbHG oder § 80 AktG. Das trifft die GmbH & Co. KG: Zur Signatur gehören dann auch die Angaben zur Komplementär-GmbH, also deren Geschäftsführer. Für die KG verweist § 177a HGB auf § 125. Wer in älteren Mustern noch „§ 125a HGB“ liest, sieht die Rechtslage vor 2024: Der Paragraf ist seit dem 1. Januar 2024 aufgehoben (Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetz), die Regel steht in § 125.
Ohne Handelsregistereintrag gibt es keine gesetzliche Liste für Geschäftsbriefe. Die frühere Pflicht zur Namensangabe im Schriftverkehr (§ 15b GewO) ist seit dem 25. März 2009 gestrichen. Die Bergische IHK empfiehlt trotzdem, Nachnamen, mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen und die Geschäftsadresse anzugeben, und verweist auf die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung: Wer Dienstleistungen erbringt, muss dem Kunden vor Vertragsschluss seinen Familien- und Vornamen nennen. Die Mail-Signatur ist der einfachste Ort dafür. Das Impressum Ihrer Website ist ein eigenes Thema, das sich nach § 5 Digitale-Dienste-Gesetz richtet; wie es auf Instagram und Co. aussieht, steht in Impressum auf Instagram, Facebook, LinkedIn und YouTube.
Vorname Nachname, Position
Firma GmbH · Straße Hausnummer · PLZ Ort
Telefon · E-Mail · Website
Sitz der Gesellschaft: Ort · Registergericht: Amtsgericht Ort · HRB Nummer
Geschäftsführer: Vorname Nachname, Vorname Nachname
Das Gesetz sieht kein Bußgeld vor, sondern das Zwangsgeld. Für den e.K. und die Personengesellschaften verweist § 37a Abs. 4 HGB (bei § 125 Abs. 2 entsprechend) auf § 14 HGB, für die GmbH gilt § 79 GmbHG, für die AG § 407 AktG. Das Registergericht hält den Verantwortlichen zur Erfüllung an, das einzelne Zwangsgeld darf 5.000 Euro nicht übersteigen. Ein Zwangsgeld beugt, es bestraft nicht.
Das Risiko, das Betriebe eher fürchten, ist die Abmahnung durch einen Mitbewerber. Dazu gibt es wenig Rechtsprechung, und sie ist alt. Nach der Darstellung von KPW entschied das OLG Brandenburg am 10. Juli 2007 (6 U 12/07), fehlende Geschäftsbriefangaben seien zwar ein Wettbewerbsverstoß, aber nicht erheblich genug, um abgemahnt zu werden. Das OLG Hamburg (Urteil vom 12. September 2007, 5 U 208/06) lehnte einen Unterlassungsanspruch im entschiedenen Fall ab und ließ offen, ob es andere Konstellationen gibt. Gesichert ist das nicht. Der praktische Schluss ist unspektakulär: Eine vollständige Signatur ist schneller eingerichtet als ein Streit darüber geführt ist.
Eine Telefonnummer ist laut IHK Hannover nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll. Ein Disclaimer („Diese Mail ist vertraulich …“) ist nach eRecht24 keine Pflicht und hat im deutschen Recht kaum Bindungswirkung. Ein vollständiges Impressum in jeder Mail ist ebenfalls nicht zwingend, der Link zum Impressum der Website genügt. Verarbeiten Sie personenbezogene Daten, gelten die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO; ein Link zur Datenschutzerklärung in der Signatur ist die schlanke Lösung.
Die Datenbank Can I email testet, welche Mailprogramme welche HTML-Elemente verstehen. Für das Video-Element nennt sie bei Abruf im November 2026 eine geschätzte Unterstützung von 19,51 Prozent, dazu 4,88 Prozent teilweise. Gmail ersetzt die Video-Tags (Test von 2019), bei Outlook.com, Yahoo und AOL werden sie entfernt und nur der Ersatzinhalt erscheint. Litmus, ein Anbieter für Mail-Tests, schrieb schon im Januar 2022, vollständig funktioniere HTML5-Video nur in Apple Mail und iOS Mail, und empfahl als Ersatz ein Bild, das wie ein Video aussieht und auf die Seite mit dem Film verlinkt („Faux Video“).
Der Gedanke dahinter ist banal, aber wichtig: Die Mail muss den Film nicht abspielen, sie muss nur dafür sorgen, dass der Empfänger ihn mit einem Klick sieht. Das Banner ist die Tür, der Raum dahinter ist eine Seite auf Ihrer Website, auf der der Film ohne Umweg läuft, mit Ihrer Telefonnummer darunter. Wie Sie ihn dort datenschutzgerecht einbinden und was das kostet, steht in Video auf der Website einbinden. Dieselbe Frage stellt sich beim QR-Code auf Fahrzeug und Flyer: Entscheidend ist, wohin der Weg führt (QR-Code auf Fahrzeug, Flyer und Angebot).
Dass Variante eins mehr Klicks bringt als eine Textzeile, ist unsere Einschätzung. Testen Sie es: Zwei Wochen Variante eins, zwei Wochen Variante zwei, und dann in der Auswertung der Filmseite nachsehen, was angekommen ist.
Zurück zur Versicherung. Der BGH hatte zwei Fragen zu klären. Erstens: Ist eine Eingangsbestätigung mit Werbung eine Eingangsbestätigung oder Werbung? Beides, sagt das Gericht: Die Bestätigung selbst ist keine Werbung, aber die elektronische Post des Kunden werde „in zweifacher Hinsicht“ genutzt, für die zulässige Bestätigung und unzulässig für Werbung. Zweitens: Was ist Werbung? Der BGH nennt „alle Maßnahmen eines Unternehmens, die auf die Förderung des Absatzes seiner Produkte oder Dienstleistungen gerichtet sind“, einschließlich mittelbarer Absatzförderung wie Imagewerbung. Ein Imagefilm-Banner wäre nach dieser Definition ebenfalls Werbung.
Unzulässig war die Werbung in dem Fall, weil der Kläger ihr zuvor ausdrücklich widersprochen hatte. Ob schon die erste Mail ohne Widerspruch rechtswidrig war, ließ das Gericht ausdrücklich offen. Der Kläger war Verbraucher und klagte aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht; das Wettbewerbsrecht stand ihm nach § 8 Abs. 3 UWG nicht offen. Mitbewerber und Verbände können dagegen nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG Werbung per elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung angreifen. Davon gibt es die Ausnahme in § 7 Abs. 3: Wer die Adresse beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung vom Kunden erhalten hat und sie für eigene ähnliche Angebote nutzt, darf werben, solange der Kunde nicht widersprochen hat und bei jeder Verwendung auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen wird. Wie das bei Newslettern aussieht, behandelt Newsletter für kleine Betriebe.
Für Ihre Signatur folgt daraus: Der Film-Banner gehört in Mails an Menschen, die mit Ihnen im Gespräch sind oder bei Ihnen gekauft haben, und er muss weichen, sobald jemand sagt, dass er das nicht möchte. Das ist eine Lesart des Urteils, keine Rechtsberatung.
Wer wissen will, ob das Banner wirkt, greift gern zum Zählpixel: ein unsichtbares Bild, das beim Öffnen der Mail vom Server geladen wird und den Abruf registriert. Der Europäische Datenschutzausschuss hat in den Leitlinien 2/2023 (angenommen am 7. Oktober 2024, Randnummern 47 bis 51) beschrieben, dass der Absender ein solches Pixel einfügt, „um zu erkennen, wann der Empfänger die E-Mail liest“, und dass Artikel 5 Absatz 3 der ePrivacy-Richtlinie dann anwendbar ist. In Deutschland setzt § 25 TDDDG das um: Speichern und Auslesen auf dem Endgerät ist nur mit Einwilligung zulässig, außer es ist „unbedingt erforderlich“ für einen ausdrücklich gewünschten Dienst.
Die Alternative kostet nichts: Das Banner verlinkt auf eine eigene Filmseite, und die Aufrufe dieser Seite werten Sie in Ihrer Website-Statistik aus. Wer über einen Mail-Link kommt, lässt sich an einem Parameter erkennen, den alle Empfänger gleichermaßen erhalten. Persönliche Kennungen pro Empfänger sollten Sie vermeiden, denn auch Tracking-Links mit Kennung nennen die Leitlinien (Rn. 49). Dass ein für alle gleicher Parameter unproblematisch ist, ist unsere Einschätzung. Die Messung auf der Seite selbst unterliegt Ihrem Cookie-Banner wie jede andere Statistik.
Erstens: Schreiben Sie sich eine Mail selbst und lesen Sie die Signatur mit der Gesetzesliste Ihrer Rechtsform in der Hand. Fehlt der Name eines Geschäftsführers oder die Registernummer, tragen Sie es nach.
Zweitens: Öffnen Sie die Mail auf dem Smartphone und mit blockierten Bildern. Eine leere Fläche statt Banner nützt niemandem.
Drittens: Entscheiden Sie, wohin das Banner führen soll. Wenn es noch keinen Film gibt, der diesen Platz verdient, ist das die eigentliche Aufgabe, nicht die Signatur.
Viertens: Legen Sie die Variante ohne Banner an und sagen Sie in Ihrem Betrieb, wann sie benutzt wird.
Starkefilme kommt einmal pro Quartal für einen Drehtag in Ihren Betrieb, egal wo in Deutschland Sie sind. Aus einem Drehtag entstehen acht bis zehn fertige Videos pro Monat, mit Untertiteln und in allen Formatvarianten. Schnitt und Technik sind dabei.
499 Euro pro Monat. Kein Drehtag ohne Vorbereitung, keine Vertragslaufzeit, kein Setup-Aufwand.
Unverbindlich kennenlernen →Quellen: Handelsgesetzbuch, § 14, § 19, § 37a, § 125, § 177a (§ 125a seit 1. Januar 2024 aufgehoben); GmbH-Gesetz, § 35a, § 79; Aktiengesetz, § 80, § 407; Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, § 7; TDDDG, § 25 (alle gesetze-im-internet.de, abgerufen am 6. November 2026); BGH, Urteil vom 15.12.2015, VI ZR 134/15 (Volltext in der NWB-Datenbank, datenbank.nwb.de/Dokument/615408); IHK Hannover, "Merkblatt: Gesetzliche Pflichtangaben in E-Mails und Geschäftsbriefen", Stand 05.01.2023 (ihk.de/hannover); Bergische IHK, "§§ 15a und 15b GewO gestrichen" (ihk.de/bergische); eRecht24, "E-Mail-Signatur Pflichtangaben", Stand 21.08.2026 (e-recht24.de); KPW Rechtsanwälte, "Abmahnung wegen fehlenden Angaben in E-Mails?", 28.02.2008 (zu OLG Brandenburg, 10.07.2007, 6 U 12/07, und OLG Hamburg, 12.09.2007, 5 U 208/06); Can I email, "video element", abgerufen im November 2026 (caniemail.com/features/html-video); Litmus, "Faux Video: A Fallback for Video in Email", 15.01.2022 (litmus.com); EDPB, Leitlinien 2/2023 zum technischen Anwendungsbereich von Artikel 5 Absatz 3 der ePrivacy-Richtlinie, Version 2.0, angenommen am 7.10.2024 (edpb.europa.eu). Dies ist keine Rechtsberatung.