Ratgeber · Interne Kommunikation
Die Nachricht ist verschickt, im Intranet steht sie auch, und trotzdem fragt in der Halle eine Woche später jemand, was es mit der neuen Schichtregelung auf sich hat. Das liegt selten am Desinteresse. Es liegt daran, dass die Nachricht nie dort angekommen ist, wo gearbeitet wird.
Über Kanäle, die dort sind, wo sie arbeiten, und über Menschen, denen sie vertrauen. Laut einer YouGov-Umfrage für Staffbase aus dem Jahr 2023 bevorzugen 52 Prozent der Beschäftigten in Deutschland das persönliche Gespräch als Informationsweg. Bewährt hat sich eine Kombination aus Schichtbesprechung, einem Bildschirm im Pausenraum und kurzen Videos der Geschäftsführung, die dort gezeigt oder verschickt werden.
Weil viele Beschäftigte in Produktion, Lager und Montage keinen dienstlichen Mailzugang haben oder während der Arbeit nicht an einen Bildschirm kommen. Dazu kommen Sprachbarrieren: In den Verkehrs- und Logistikberufen hatten 2024 laut Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung 29 Prozent der Beschäftigten keinen deutschen Pass. Ein langer deutscher Text erreicht dort nur einen Teil.
Ja, wenn es regelmäßig kommt und kurz ist. In einer internationalen Studie von Staffbase aus dem Jahr 2025 waren 77 Prozent der Beschäftigten, die wöchentlich von der Geschäftsleitung hören, glücklich im Job, bei denen, die nie von ihr hören, 41 Prozent. Ein Video ersetzt das Gespräch nicht, es trägt aber die Stimme der Geschäftsführung in jede Schicht.
In aller Regel ja. Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegen nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz der Mitbestimmung. Das betrifft Mitarbeiter-Apps und viele andere digitale Kanäle. Wer den Betriebsrat früh einbindet, spart später Monate.
Vor allem Veränderungen. Laut der Employee Communication Impact Study 2025 von Staffbase fühlen sich 37 Prozent der Beschäftigten ohne Schreibtisch in Deutschland, Österreich und der Schweiz über Veränderungen nicht gut informiert. Neue Maschinen, Umbauten, Schichtpläne, die Auftragslage und neue Kollegen sind die Themen, bei denen Gerüchte am schnellsten entstehen.
Interne Kommunikation wird in den meisten Betrieben von Leuten gemacht, die am Schreibtisch sitzen, und zwar für Leute, die ebenfalls am Schreibtisch sitzen. Das fällt nicht auf, solange man im Büro bleibt.
Weltweit ist es umgekehrt. Die Investmentgesellschaft Emergence Capital hat in ihren Studien zur sogenannten Deskless Workforce errechnet, dass rund 2,7 Milliarden Menschen ohne Schreibtisch arbeiten, etwa 80 Prozent aller Beschäftigten weltweit. Nur etwa ein Prozent des Risikokapitals für Unternehmenssoftware floss in Werkzeuge für diese Gruppe. Die Software, mit der Unternehmen intern kommunizieren, wurde also zum allergrößten Teil für die Minderheit gebaut.
In einem Industriebetrieb, einem Logistikunternehmen oder einem Handwerksbetrieb mit Montagetrupps sieht das Verhältnis ähnlich aus. Die Verwaltung bekommt die Rundmail. Die Halle bekommt den Aushang, falls jemand daran denkt.
Das Meinungsforschungsinstitut YouGov hat 2023 im Auftrag des Softwareanbieters Staffbase 1.020 Beschäftigte in Deutschland befragt. Nur die Hälfte war mit der internen Kommunikation ihres Arbeitgebers zufrieden. Zwischen Büro und Nicht-Büro gab es dabei kaum einen Unterschied, in beiden Gruppen war rund jeder Zweite zufrieden.
Aufschlussreicher ist die Frage nach dem bevorzugten Weg. 52 Prozent nannten das persönliche Gespräch, 43 Prozent Mail oder Newsletter, 37 Prozent das Intranet. Die Mitarbeiter-App, in die viele Unternehmen gerade investieren, kam auf 14 Prozent, genauso viel wie die Mitarbeiterzeitschrift.
Eine Folgestudie von Staffbase, die Employee Communication Impact Study 2025, wird konkreter. Danach fühlen sich 37 Prozent der Beschäftigten ohne Schreibtisch in Deutschland, Österreich und der Schweiz über Veränderungen im Unternehmen nicht gut informiert. Im verarbeitenden Gewerbe waren 32 Prozent mit der Qualität der internen Kommunikation sehr oder eher unzufrieden.
Man sollte bei diesen Zahlen im Kopf behalten, dass Staffbase Software für interne Kommunikation verkauft und ein Interesse an einem Problem hat. Die Grundrichtung deckt sich aber mit Befunden, die von niemandem etwas verkaufen wollen.
Das Gallup Institut misst seit 2001 jedes Jahr, wie stark sich Beschäftigte in Deutschland ihrem Arbeitgeber verbunden fühlen. Im Engagement Index 2025 lag der Anteil mit hoher emotionaler Bindung bei 10 Prozent. 77 Prozent hatten eine geringe Bindung und machen, wie Gallup es nennt, Dienst nach Vorschrift. 13 Prozent hatten innerlich gekündigt. Das ist einer der niedrigsten Werte seit Beginn der Erhebung.
Dass Information und Bindung zusammenhängen, zeigt eine Studie, die Staffbase 2024 mit der Annenberg School der University of Southern California durchgeführt hat. Befragt wurden gut 1.000 Beschäftigte großer US-Unternehmen. Von denen, die über einen Jobwechsel nachdachten, nannten 61 Prozent schlechte interne Kommunikation als einen der Gründe, 26 Prozent sogar als einen Hauptgrund. Die Studie stammt aus den USA und aus Großunternehmen, die Richtung dürfte sich aber auf einen Mittelständler übertragen lassen, der gerade um jede Fachkraft kämpft.
Im Alltag zeigt sich das weniger dramatisch, aber teurer als gedacht. Eine Umstellung im Schichtplan, von der die Nachtschicht zuletzt erfährt. Eine neue Maschine, über die in der Kantine seit Wochen spekuliert wird, ob sie Stellen kostet. Ein großer Auftrag, über den sich die Verwaltung freut, während in der Halle nur ankommt, dass es wieder Überstunden gibt.
Die Gründe sind banal. Viele gewerbliche Beschäftigte haben keine dienstliche Mailadresse. Wer eine hat, liest sie nicht am Band. Der Aushang hängt neben fünf anderen, und der neue ist vom alten nicht zu unterscheiden.
Dazu kommt die Sprache. Laut einer Auswertung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) hatten 2024 in den Verkehrs- und Logistikberufen 29 Prozent der Beschäftigten eine ausländische Staatsangehörigkeit, in Westdeutschland 31 Prozent. In den fertigungstechnischen Berufen arbeiteten 530.100 ausländische Beschäftigte. Viele von ihnen sprechen gut Deutsch. Aber ein Aushang im Amtsdeutsch mit drei Nebensätzen ist für einen Teil der Belegschaft eine Hürde, die niemand bemerkt, weil niemand nachfragt.
Das heißt nicht, dass alles auf Video umgestellt werden muss. Es heißt, dass die Information in einer Form kommen muss, die man im Stehen, in der Pause und ohne perfekte Deutschkenntnisse versteht.
Der wichtigste Kanal ist der, den die Beschäftigten selbst an erster Stelle nennen: das Gespräch. In den meisten Betrieben gibt es ihn bereits, als Schichtbesprechung oder als Runde am Montagmorgen. Am Kanal liegt es selten. Meister und Schichtleiter sollen dort weitergeben, was sie selbst nur aus einer Mail kennen, und geben es entsprechend verkürzt weiter.
Hier setzt ein kurzes Video an. Es ersetzt die Schichtbesprechung nicht, es liefert ihr den Inhalt. Die Geschäftsführerin erklärt in 90 Sekunden, warum die neue Anlage kommt, was sie für die Arbeitsplätze bedeutet und wann umgebaut wird. Das Video läuft zu Schichtbeginn auf dem Bildschirm im Pausenraum oder auf dem Tablet des Schichtleiters. Danach wird darüber geredet. Die Nachtschicht hört dieselben Sätze wie die Frühschicht, und niemand muss nacherzählen, was er selbst nur halb verstanden hat.
Ein Befund aus der internationalen Ausgabe der Staffbase-Studie 2025 zeigt, warum das Gesicht der Geschäftsführung dabei wichtig ist. Von den Beschäftigten, die wöchentlich etwas von der Geschäftsleitung hören, waren 77 Prozent glücklich im Job. Bei denen, die nie etwas von ihr hören, waren es 41 Prozent. Das ist eine Korrelation und kein Beweis. Sie passt aber zu dem, was jeder Meister weiß: Eine Nachricht, die der Chef selbst sagt, wird anders aufgenommen als eine, die weitergereicht wird.
Bildschirm im Pausenraum. Der unkomplizierteste Weg. Keine Anmeldung, keine Datenschutzfrage, kein privates Handy. Nachteil: Wer die Pause woanders verbringt, sieht nichts. Deshalb ergänzend, nicht allein.
Mitarbeiter-App. Sinnvoll ab einer gewissen Größe, aber mit Vorlauf. Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, unterliegen nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz der Mitbestimmung des Betriebsrats. Das betrifft praktisch jede App, die Lesebestätigungen oder Nutzungsdaten erfasst. Wer den Betriebsrat erst einbindet, wenn die App gekauft ist, verliert Monate.
Private Handys und Messenger. Viele Betriebe schicken Informationen einfach in eine WhatsApp-Gruppe. Das funktioniert, wirft aber Datenschutzfragen auf, die im Artikel WhatsApp Business für Betriebe beschrieben sind. Dazu kommt, dass niemand verpflichtet ist, sein privates Telefon für die Arbeit zu nutzen.
QR-Code an der Stempeluhr. Eine kleine Lösung, die erstaunlich gut funktioniert. Wer will, scannt und sieht das Video, wer nicht will, bekommt es in der Schichtbesprechung.
Kurz. Ein bis zwei Minuten. Eine Nachricht pro Video. Wer drei Themen in ein Video packt, hat danach drei halbe Botschaften.
Mit Untertiteln, fest eingebrannt. Im Pausenraum läuft die Kaffeemaschine, im Lager der Stapler. Ein Video, das nur mit Ton funktioniert, funktioniert dort nicht. Untertitel helfen zugleich allen, die Deutsch besser lesen als hören, und lassen sich bei Bedarf in weitere Sprachen übersetzen. Mehr dazu unter Wir exportieren. Brauchen wir den Film auf Englisch?
Mit sauberem Ton, gerade deshalb. Das klingt widersprüchlich, ist es aber nicht. Die Untertitel fangen die laute Umgebung beim Zuschauen ab. Die Aufnahme selbst muss trotzdem klar sein, weil viele das Video zu Hause noch einmal ansehen oder es vorlesen lassen. Eine Geschäftsführerin, die mit dem Handy in der Halle spricht, während hinter ihr der Kompressor anspringt, wirkt nicht nahbar. Sie ist nur schlecht zu verstehen. Ein ruhiger Raum und ein Ansteckmikrofon lösen das für wenig Geld.
Mit den Leuten aus der Halle. Das stärkste interne Video ist oft keins der Geschäftsführung, sondern eins, in dem die eigene Abteilung vorkommt. Der Staffbase-Leitfaden für die Fertigung zitiert eine Erhebung von PwC, nach der 78 Prozent der Beschäftigten an der Front Anerkennung brauchen. Wer seine eigene Arbeit einmal ordentlich gefilmt sieht, und zwar nicht als Kulisse für den Imagefilm, erlebt genau das.
Die wöchentliche Nachricht der Geschäftsführung kann man mit einem Handy, einem Ansteckmikrofon für 30 Euro und einem ruhigen Büro selbst aufnehmen. Sie muss nicht perfekt aussehen, sie muss regelmäßig kommen.
Anders ist es bei dem Material, das länger hält. Ein Film darüber, wie die Qualitätsprüfung abläuft, warum ein bestimmter Arbeitsschritt so und nicht anders gemacht wird, wer in welcher Abteilung wofür zuständig ist. Solche Videos werden jahrelang gezeigt, bei Neuen, bei Umstellungen, bei Audits. Hier lohnt ein professioneller Dreh, weil schlechte Qualität über Jahre mitläuft. Für Sicherheitsthemen gelten eigene Regeln, die im Artikel Sicherheitsunterweisung per Video stehen.
Nicht an Klickzahlen. Die sagen bei einem Bildschirm im Pausenraum ohnehin nichts.
Besser ist eine einfache Probe: Eine Woche nach einer wichtigen Information fragt der Schichtleiter in der Besprechung nach. Nicht als Prüfung, sondern beiläufig. Wer weiß, wann umgebaut wird? Wenn die Hälfte der Runde schweigt, ist die Nachricht nicht angekommen, egal auf wie vielen Kanälen sie verschickt wurde. Ein zweites Zeichen sind die Fragen, die bei den Meistern landen. Wenn nach einer Ankündigung dieselbe Frage zehnmal gestellt wird, war die Ankündigung unklar. Wenn sie gar nicht gestellt wird, wurde die Ankündigung verstanden oder gar nicht wahrgenommen. Der Unterschied zeigt sich in der Probe eine Woche später.
Starkefilme kommt einmal pro Quartal für einen Drehtag in deinen Betrieb, egal wo in Deutschland du bist. Aus einem Drehtag entstehen acht bis zehn fertige Videos pro Monat: kurze Formate für Social Media, längere für die Website, Clips, die in Angeboten und Kundengesprächen funktionieren. Schnitt, Untertitel und alle Formatvarianten sind dabei.
499 Euro pro Monat. Keine Vertragslaufzeit, kein Setup-Aufwand.
Unverbindlich kennenlernen →Quellen: Emergence Capital, The State of Technology for the Deskless Workforce (2,7 Milliarden, 80 Prozent, 1 Prozent der Software-Finanzierung) · KOM Magazin für Kommunikation, Nur jeder Zweite zufrieden mit interner Kommunikation, 30.08.2024 (YouGov im Auftrag von Staffbase, 1.020 Befragte, 2023) · Staffbase, Leitfaden Kommunikation in Produktion und Fertigung (Employee Communication Impact Study 2025, DACH und international; PwC) · Staffbase und USC Annenberg, Employee Communication Impact Study, Pressemitteilung 30.09.2024 · Gallup, Engagement Index Deutschland 2025 · IAB-Forum, Ohne ausländische Beschäftigte wird es in vielen Berufen eng, 2025 (Beschäftigungsstatistik der Bundesagentur für Arbeit, Stand 2024) · Betriebsverfassungsgesetz § 87 Abs. 1 Nr. 6