Planung · Oktober 2026 · Lesezeit 11 Minuten

Weihnachtsfeier im kleinen Betrieb: Was 110 Euro Freibetrag wirklich bedeuten

Ein Arbeitgeber wollte seinen Leuten auf der Weihnachtsfeier etwas Besonderes schenken und verteilte Goldmünzen. Der Bundesfinanzhof entschied am 7. November 2006 (VI R 58/04): Das gehört nicht zum Programm einer Betriebsfeier, es hätte auch ohne Feier übergeben werden können, die Steuervorteile der Betriebsveranstaltung gelten dafür nicht. Der Fall taugt als Warnung und als Entwarnung: Wer Essen, Getränke, Musik und Raum bezahlt, bewegt sich auf sicherem Boden. Dieser Artikel rechnet für einen Betrieb mit 8 bis 40 Leuten durch, wie weit der Freibetrag von 110 Euro trägt, was Begleitpersonen daran ändern, was bei Überschreitung passiert und was Sie vor dem Fotografieren auf der Feier klären sollten.

Was der Gesetzgeber unter einer Betriebsveranstaltung versteht

Das Einkommensteuergesetz definiert die Betriebsveranstaltung in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a als Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Betriebsausflug und Jubiläumsfeier fallen darunter. Der Vorteil für die Beschäftigten bleibt steuerfrei, solange die Zuwendungen 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Das gilt für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Wer an drei Feiern teilnimmt, darf wählen, welche beiden begünstigt sein sollen, so die Handelskammer Hamburg in ihrem Merkblatt zu Betriebsfeiern.

Zwei Bedingungen werden in kleinen Betrieben gern übersehen. Erstens muss die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Eine Feier nur für die Büroleute, zu der die Monteure nicht eingeladen sind, erfüllt das nicht. Die Finanzverwaltung lässt allerdings einen begrenzten Kreis zu, solange niemand bevorzugt wird: Das Hamburger Merkblatt nennt als Beispiel eine Jubilarfeier für alle, die mehr als zehn Jahre dabei sind. Mehr zur Ehrung langjähriger Kollegen steht in unserem Ratgeber Mitarbeiterjubiläum würdigen. Zweitens gilt der Betrag seit 2015 als Freibetrag und nicht mehr als Freigrenze. Wer 130 Euro je Kopf ausgibt, versteuert 20 Euro, nicht 130.

Was in die 110 Euro hineingerechnet wird

Alles, was der Arbeitgeber für die Feier aufwendet, einschließlich Umsatzsteuer. Der Katalog der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015) ist nicht abschließend. Nach der Zusammenfassung der Handelskammer Hamburg zählen dazu:

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
• Fahrt- und Übernachtungskosten, die der Arbeitgeber übernimmt
• Musik und künstlerische Darbietungen
• Geschenke, auch wenn sie später an Kollegen übergeben werden, die an dem Abend fehlten
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen: Raummiete, Beleuchtung, ein Eventmanager, ebenso Sanitäter, behördliche Auflagen, Trinkgelder und Stornokosten

Nicht dazu zählen die anteiligen Kosten der Buchhaltung und, bei einer Feier in den eigenen Räumen, Energie- und Wasserverbrauch. Wer die Weihnachtsfeier in der Werkstatthalle ausrichtet, spart also Miete, und der Strom für die Lichterkette wird nicht mitgerechnet.

Wie ein Fotograf oder ein kurzer Videodreh für die Feier einzuordnen ist, nennt der Katalog nicht ausdrücklich. Unsere Einschätzung: Wer die Rechnung ohnehin hat, sollte sie vorsichtshalber in die Gesamtkosten einrechnen und das Ergebnis mit dem Steuerberater abstimmen. Bei 20 Leuten sind 300 Euro für einen Fotografen 15 Euro je Kopf.

Geschenke verdienen einen eigenen Absatz. Sachgeschenke auf einer Betriebsfeier werden auf den Freibetrag angerechnet und sind darüber hinaus nicht gesondert zu prüfen, vorausgesetzt, sie werden anlässlich der Feier überreicht und passen zu ihrem Rahmen. Das war bei den Goldmünzen nicht der Fall. Ein Weihnachtspräsent für alle Anwesenden gehört zur Feier und in die Rechnung. Ein Sonderbonus für einzelne Verdiente gehört nicht dazu. Was bei Geschenken an Kunden gilt, steht im Ratgeber Kundengeschenke zu Weihnachten.

Begleitpersonen: Warum die Rechnung kippt

Bringen Mitarbeiter Partner oder Kinder mit, werden die Gesamtkosten durch alle Anwesenden geteilt. Der Anteil jeder Begleitperson wird anschließend dem Mitarbeiter zugerechnet, der sie mitgebracht hat. Die Handelskammer Hamburg rechnet das mit 10.000 Euro Kosten und 100 Teilnehmern vor, darunter 25 Begleitpersonen: 100 Euro je Kopf, aber 200 Euro für jeden der 25 begleiteten Mitarbeiter.

Auf Ihren Betrieb übertragen, als eigene Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Zwanzig Mitarbeitende, fünf davon kommen mit Partner oder Partnerin, das sind 25 Personen. Die Feier kostet 2.500 Euro, also 100 Euro je Kopf. Fünfzehn Mitarbeitende liegen bei 100 Euro und bleiben steuerfrei. Die fünf mit Begleitung liegen bei 200 Euro, jeweils 90 Euro über dem Freibetrag, zusammen 450 Euro. Würden Sie dieselben 2.500 Euro auf nur 20 Personen verteilen, wären es 125 Euro je Kopf und alle lägen knapp darüber. Die Regel dahinter: Für jeden Mitarbeiter mit Begleitung halbiert sich der Betrag je Kopf, den Sie ausgeben dürfen, ohne die 110 Euro zu reißen, auf 55 Euro.

Ausladen müssen Sie niemanden. Sammeln Sie die Zusagen vorher ein und rechnen Sie mit der erwarteten Personenzahl.

Wer fehlt, macht die Feier teurer

Die Finanzverwaltung teilt die Kosten durch die Zahl der tatsächlich Anwesenden, nicht durch die Zahl der Eingeladenen oder Angemeldeten. Auch das zeigt die Hamburger Zusammenfassung. In einem Betrieb mit zwanzig Leuten fällt das auf. Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Sie buchen Essen und Raum für 20 Personen zu 2.000 Euro, also 100 Euro je Kopf. Vier Mitarbeitende werden krank. Die Kosten bleiben, wenn der Wirt ohne Frist nicht storniert, aber sie verteilen sich nur noch auf 16 Anwesende: 125 Euro je Kopf, 15 Euro über dem Freibetrag, zusammen 240 Euro steuerpflichtig.

Stornokosten zählen ausdrücklich zum äußeren Rahmen. Wer eine Frist zur kostenlosen Abmeldung vereinbart und die letzten Anmeldungen am Tag vorher bestätigt, hat die beste Versicherung dagegen.

Und wenn es doch teurer wird: die 25 Prozent

Der Betrag über 110 Euro ist Arbeitslohn. Der Arbeitgeber hat zwei Wege. Er rechnet ihn in der Lohnabrechnung jedes Betroffenen nach dessen persönlichem Steuersatz ab, oder er nutzt § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG und versteuert den Überschuss pauschal mit 25 Prozent. Voraussetzung ist wieder, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Die pauschale Steuer trägt der Arbeitgeber.

In unserem Beispiel mit den fünf begleiteten Mitarbeitenden und 450 Euro Überschuss wären das 112,50 Euro. Bei der Feier mit den vier Kranken sind es 60 Euro auf 240 Euro. Das ist verschmerzbar und erspart die Einzelabrechnung. Sagen Sie Ihrem Steuerberater vorher, was die Feier kosten soll, und geben Sie ihm hinterher die Teilnehmerliste.

Der Ablauf für 8 bis 40 Mitarbeitende

Je kleiner der Betrieb, desto mehr hängt an einer Person, die sich um alles kümmert. Eine Reihenfolge, die sich aus den Regeln oben ergibt:

1. Termin und Budget festlegen. Rechnen Sie mit 110 Euro mal der Zahl der erwarteten Personen, Begleitung eingeschlossen, abzüglich eines Puffers für Ausfälle. Liegt die Feier im Dezember und dazu gab es im Sommer schon ein Fest, ist die Zwei-Veranstaltungen-Grenze erreicht.
2. Alle einladen. Auch Teilzeitkräfte, Auszubildende und Kollegen im Außendienst. Ehemalige Mitarbeitende und Praktikanten zählen nach der Hamburger Auflistung ebenfalls als Arbeitnehmer im Sinne der Regelung, wenn sie kommen.
3. Zusagen mit Begleitung abfragen. Eine Liste reicht. Sie wird später zur Teilnehmerliste.
4. Frist für die kostenlose Absage mit dem Lokal vereinbaren. Siehe oben.
5. Am Abend die Anwesenheit festhalten. Ein Haken pro Person auf der Liste genügt. Gezählt wird, wer da war.
6. Alle Rechnungen sammeln, auch die kleinen: Getränke vom Markt, Deko, Taxi für den, der nicht fahren sollte, Geschenke.
7. Rechnen: Gesamtkosten durch Anwesende, Begleitanteile den Mitarbeitenden zurechnen, mit 110 Euro vergleichen. Bei Überschreitung die Liste samt Belegen an den Steuerberater geben.

Die Kostenseite ist damit erledigt. Wer die Feier auch nach außen nutzen will, etwa mit Gruppenfotos für die Karriereseite, hat einen zweiten Ablauf, der oft vergessen wird.

Fotos und Clips von der Feier: Einwilligung vor dem ersten Klick

Ein Gruppenbild vor dem geschmückten Baum wirkt auf einer Karriereseite besser als jedes Stockfoto: Es zeigt, wie der Betrieb zusammen feiert. Das Kunsturhebergesetz verlangt dafür eine Einwilligung. § 22 KUG: Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Eine Karriereseite oder ein Social-Media-Kanal des Betriebs ist öffentlich. Ein Foto im internen Mitarbeiterchat ist es nicht, das ist eine andere Frage.

Wie das in der Praxis ausgeht, zeigt ein Fall aus dem Handwerk. Ein Kälte- und Klimatechnikbetrieb ließ 2008 ein Werbevideo drehen. 26 Mitarbeiter hatten per Unterschrift auf einer Namensliste erklärt, dass Aufnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden dürfen. Ein Monteur war gut zwei Sekunden auf einem Gruppenbild zu sehen. Nach seinem Ausscheiden Anfang 2011 widerrief er die Einwilligung und klagte auf Löschung und Schmerzensgeld. Das Bundesarbeitsgericht wies die Klage am 11. Dezember 2014 ab (8 AZR 1010/13): Die Einwilligung war wirksam, nicht auf die Dauer des Arbeitsverhältnisses befristet, und für den Widerruf hatte der Kläger keinen Grund dargelegt. Es ging gut aus, weil schriftlich eingewilligt worden war, und es war trotzdem ein Rechtsstreit durch alle Instanzen wegen zwei Sekunden Film.

Seit 2018 gilt für Beschäftigte zusätzlich § 26 Abs. 2 BDSG. Die Freiwilligkeit einer Einwilligung wird mit Blick auf die Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis beurteilt, sie hat in der Regel schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, und der Arbeitgeber muss den Zweck und das Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO in Textform erklären. Daraus ergibt sich für Ihre Feier eine kurze Liste:

• Die Einwilligung steht auf einem eigenen Zettel, nicht in der Einladung zur Feier.
• Sie nennt den Zweck: Karriereseite, Social Media, interner Jahresrückblick. Wer nur dem Jahresrückblick zustimmt, taucht nicht auf der Karriereseite auf.
• Sie sagt, dass ein Nein keine Nachteile hat, und wie der Widerruf geht.
• Wer nicht aufs Bild will, bekommt einen Platz außerhalb der Gruppe, nicht den Satz „stell dich nicht so an“.
• Begleitpersonen sind keine Beschäftigten. Wer sie erkennbar abbildet, braucht ihre eigene Einwilligung, bei Kindern die der Eltern.
• Gesichtet wird vor der Veröffentlichung, nicht danach. Was um 23 Uhr aufgenommen wurde, muss nicht auf die Webseite.

Mehr als eine Orientierung ist das nicht. Für Ihre Vorlage lohnt sich ein kurzer Blick Ihres Datenschutzbeauftragten oder Anwalts. Wie solche Aufnahmen später im Recruiting arbeiten, steht in Employer Branding Videos: Warum kleine Betriebe damit Mitarbeiter finden.

Was Sie diese Woche tun können

Erstens: Legen Sie Datum und Ort fest, bevor die Termine anderer Feiern kollidieren, und zählen Sie, ob es in diesem Jahr schon eine zweite begünstigte Veranstaltung gab.

Zweitens: Rechnen Sie das Budget mit 110 Euro mal Personenzahl inklusive Begleitung, und ziehen Sie für Ausfälle zehn bis fünfzehn Prozent ab. Das ist eine Faustregel von uns, keine Vorgabe.

Drittens: Schreiben Sie die Einwilligung für Fotos als eigenes Blatt, mit Zweck und Widerruf, und lassen Sie sie vor der Feier unterschreiben.

Viertens: Geben Sie nach der Feier Teilnehmerliste und Belege an Ihren Steuerberater, bevor die Lohnabrechnung für Dezember steht.

Quellen: Einkommensteuergesetz, § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a und § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 29.10.2026); Handelskammer Hamburg, "Steuerliche Behandlung von Betriebsfeiern", Nr. 7003476, mit Bezug auf BMF-Schreiben vom 14.10.2015 (handelskammer-hamburg.de, abgerufen am 29.10.2026); Bundesfinanzhof, Urteil vom 7.11.2006, VI R 58/04 (Goldmünzen), zitiert nach der Handelskammer Hamburg; Kunsturhebergesetz § 22 (gesetze-im-internet.de); Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 11.12.2014, 8 AZR 1010/13 (bundesarbeitsgericht.de); Bundesdatenschutzgesetz § 26 Abs. 2 (gesetze-im-internet.de) sowie Verordnung (EU) 2016/679, Art. 7 Abs. 3. Rechenbeispiele zu Begleitpersonen und Ausfällen sind eigene Beispielrechnungen mit angenommenen Werten. Dies ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.