Ratgeber · Anlass Nachfolge
Am 11. September 2024 hat die Datenschutzkonferenz, das gemeinsame Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, einen Beschluss zu einem Vorgang gefasst, der auf den ersten Blick nichts mit Datenschutz zu tun hat: der Übergabe eines Betriebs an einen Nachfolger. Darin steht ein Satz, den man als Inhaber zweimal lesen sollte. Einzelkaufleute, Handwerkerinnen und Handwerker oder Personengesellschaften seien bei einem Betriebsübergang „mit zusätzlichen datenschutzrechtlichen Herausforderungen konfrontiert“.
Gemeint ist der Kundenstamm. Er steht in jedem Übergabevertrag als Vermögenswert, oft als der wertvollste. Und er ist der einzige Vermögenswert, der eine eigene Meinung dazu hat, ob er übergeben werden will. Eine Maschine wechselt den Besitzer, ohne gefragt zu werden. Ein Kunde nicht.
Die Zahl der Betriebe, die das betrifft, ist groß. Nach dem Nachfolge-Monitoring Mittelstand 2025 der KfW wünschen sich bis Ende 2029 jedes Jahr rund 109.000 Inhaber eine Nachfolgelösung. Für jeden dieser Betriebe kommt nach dem Notartermin derselbe Moment: Die Kunden müssen es erfahren. Wie das gelingt, entscheidet darüber, wie viel von dem, was der Nachfolger bezahlt hat, am Ende noch da ist.
Bei einem Asset Deal, also dem typischen Verkauf eines Einzelunternehmens oder Handwerksbetriebs, nicht ohne Weiteres. Die Datenschutzkonferenz unterscheidet in ihrem Beschluss vom 11. September 2024 zwischen Kunden in Verhandlung, Kunden mit laufenden Verträgen und ehemaligen Kunden. Für jede Gruppe gelten andere Regeln, und vor der Unterschrift ist die Übermittlung grundsätzlich unzulässig.
Der bisherige Inhaber. Er ist derjenige, dem die Kunden ihre Daten gegeben haben, und er muss ihnen die Weitergabe ankündigen und ihnen die Möglichkeit geben, zu widersprechen. Der Nachfolger sollte im selben Schreiben und im selben Video auftauchen, aber nicht als Absender allein.
Wer übernimmt, ab wann, was sich ändert und was bleibt, vor allem Ansprechpartner, Gewährleistung und Bankverbindung. Dazu die Ankündigung, welche Daten an den Nachfolger gehen, mit einer Frist für einen Widerspruch, für die die Datenschutzkonferenz etwa sechs Wochen nennt, und bei laufenden Verträgen die Bitte um Zustimmung zur Übernahme. Und die Einladung, bei Fragen den bekannten Ansprechpartner anzurufen.
Weil Kunden bei einer Übergabe weniger den Namen wissen wollen als die Person sehen, die künftig kommt. Ein kurzes Video, in dem bisheriger und neuer Inhaber gemeinsam erklären, was bleibt, macht aus einem Brief eine Vorstellung. Es gehört auf die bestehende Website, damit Kunden es über eine Adresse finden, der sie schon vertrauen.
Der Beschluss der Datenschutzkonferenz beginnt mit einer Unterscheidung, die für die meisten kleinen Betriebe entscheidend ist. Wird eine GmbH verkauft, wechseln meist nur die Anteile den Besitzer, die Firma selbst bleibt dieselbe, und mit ihr bleiben die Kundendaten, wo sie sind. Das nennt man Share Deal. Übergibt dagegen ein Einzelunternehmer seinen Betrieb, verkauft er Maschinen, Fahrzeuge, den Namen und eben den Kundenstamm einzeln an einen neuen Inhaber. Das ist ein Asset Deal, und hier werden Kundendaten von einer Person an eine andere übermittelt. Die Behörden nennen als Beispiel ausdrücklich den Fall, dass ein Einzelunternehmer seinen Betrieb „an eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger“ übergibt.
Für diese Übermittlung teilt der Beschluss die Kunden in drei Gruppen:
Und dann ist da noch die Werbung. Nach dem Beschluss darf der Nachfolger die übernommenen Kontaktdaten zwar grundsätzlich so nutzen, wie es der Vorgänger durfte. Für E-Mail-Werbung greift die übliche Ausnahme für Bestandskunden aus § 7 Absatz 3 UWG aber „regelmäßig keine Anwendung“, weil der Nachfolger die Adresse nicht selbst beim Kunden erhoben hat. Wer also plant, nach der Übergabe einen Newsletter an alle alten Kunden zu schicken, braucht vorher deren Einwilligung.
Das ist eine Zusammenfassung aus Sicht des Betriebs, keine Rechtsberatung. Welche Konstruktion in Ihrem Fall gilt, klären Sie mit dem Anwalt oder Steuerberater, der die Übergabe begleitet. Für die Kommunikation folgt daraus aber schon jetzt etwas Handfestes.
Die meisten Übergabeschreiben sind freundliche Abschiedsbriefe. Der Senior bedankt sich für die langjährige Treue, der Nachfolger wird kurz genannt, fertig. Nach dem, was die Aufsichtsbehörden beschreiben, hat dieses Schreiben aber eine zweite Aufgabe: Es ist der Weg, auf dem der Kunde von der Weitergabe seiner Daten erfährt, auf dem er widersprechen kann und auf dem er gefragt wird, ob er den laufenden Vertrag mit dem Nachfolger fortsetzt.
Daraus folgt eine Regel, die man leicht übersieht. Der bisherige Inhaber schreibt, nicht der Nachfolger. Er ist der, dem die Kunden ihre Daten anvertraut haben, und er muss die Übermittlung ankündigen. Ein Brief, der nur vom neuen Inhaber kommt und mit „Wir haben den Betrieb übernommen und freuen uns auf Sie“ beginnt, setzt voraus, dass die Daten schon gewandert sind. Genau das soll aber erst nach der Ankündigung passieren.
Ein gutes Schreiben beantwortet deshalb sechs Fragen, und zwar in dieser Reihenfolge:
Punkt drei ist der, der Kunden am meisten beschäftigt, auch wenn sie ihn selten laut aussprechen. Wer vor zwei Jahren ein Dach oder eine Heizung hat machen lassen, will wissen, wer kommt, wenn es tropft.
Bei einem Einzelunternehmen wechselt mit dem Inhaber oft auch das Geschäftskonto. Das ist gewöhnlich, und es ist genau das Muster, vor dem die Polizei warnt. Die Polizeiliche Kriminalprävention der Länder und des Bundes beschreibt bei der Masche des sogenannten CEO-Fraud, dass Täter unter dem Vorwand einer angeblichen Unternehmensübernahme oder geänderter Bankverbindungen zu Überweisungen auffordern. Eine echte Übergabe mit neuer Kontonummer sieht für eine vorsichtige Buchhaltung beim Kunden also zunächst aus wie ein Betrugsversuch.
Das lässt sich entschärfen. Kündigen Sie den Kontowechsel nicht auf der ersten Rechnung an, sondern im Übergabeschreiben, mit festem Datum. Laden Sie ausdrücklich dazu ein, unter der bekannten Nummer nachzufragen. Und sorgen Sie dafür, dass die Information auch auf der bekannten Website steht. Wie das bei einem reinen Namenswechsel funktioniert, steht ausführlicher im Beitrag Umfirmierung: Kunden informieren, ohne Misstrauen zu wecken.
Nicht nur Kunden bekommen Post. Führt der Nachfolger den Betrieb unter dem bisherigen Namen weiter, haftet er nach § 25 Absatz 1 HGB grundsätzlich für alle Verbindlichkeiten des früheren Inhabers. Will man das anders regeln, gilt eine abweichende Vereinbarung gegenüber Dritten nach Absatz 2 nur, wenn sie im Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht oder dem Dritten mitgeteilt worden ist.
Für einen Lieferanten ist das Schreiben also mehr als eine Information. Es kann die Mitteilung sein, von der abhängt, bei wem er seine offene Rechnung einfordern kann. Auch hier gilt: Das Wie klären Sie mit dem Berater der Übergabe. Wichtig für die Planung ist nur, dass es zwei verschiedene Schreiben sind, eines an Kunden und eines an Lieferanten, mit verschiedenem Inhalt.
Ein Schreiben kann alle sechs Fragen beantworten und trotzdem die wichtigste offen lassen: Wer ist das eigentlich? Bei einem Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieb haben Kunden oft jahrelang mit einer Person zu tun gehabt. Sie haben mit dem Chef telefoniert, der im Zweifel selbst vorbeikam. Der Nachfolger ist für sie ein Name auf Papier.
Hier ist ein kurzes Video von ein bis zwei Minuten aus unserer Sicht das wirksamste Mittel, das ein kleiner Betrieb hat. Gemeint ist kein Imagefilm. Gemeint ist die Übergabe, einmal vor der Kamera. Der bisherige Inhaber und der Nachfolger stehen zusammen in der Werkstatt, im Lager oder im Büro, also dort, wo Kunden den Betrieb kennen. Der Senior sagt, warum er aufhört und warum er gerade diesem Menschen den Betrieb gibt. Der Nachfolger sagt, was er übernimmt und was er nicht ändern wird. Ein Satz dazu, wer ab welchem Tag ans Telefon geht, und einer dazu, dass Fragen jederzeit willkommen sind.
Das Entscheidende ist, dass beide im selben Bild sind. Ein Senior, der seinen Nachfolger persönlich empfiehlt, überträgt etwas, das in keinem Kaufvertrag steht: sein Vertrauen. Kunden, die dem Alten vertraut haben, bekommen einen Grund, dem Neuen eine Chance zu geben. Das Video landet auf der bestehenden Website, und im Schreiben steht der Hinweis, wo es zu finden ist. So muss niemand auf einen Link in einer E-Mail klicken, die er gerade erst misstrauisch geöffnet hat.
Beim Dreh zählt der Ton mehr als das Bild. Zwei Menschen, die in einer halligen Werkhalle ins Handymikrofon sprechen, klingen nach Provisorium, und Provisorium ist genau der Eindruck, den eine Übergabe nicht erwecken soll. Zwei Ansteckmikrofone und eine ruhige Ecke machen den Unterschied. Wer ungern vor der Kamera steht, und das gilt für viele Inhaber nach 30 Jahren im Betrieb, findet im Beitrag Niemand will vor die Kamera ein paar Wege, wie es trotzdem geht.
Aus demselben Drehtag lassen sich übrigens mehr als ein Video machen. Ein kurzer Clip, in dem der Nachfolger sich selbst vorstellt, fürs Google-Unternehmensprofil. Ein Ausschnitt für Social Media. Und eine Fassung für die Belegschaft, die vermutlich als Erste wissen will, was sich ändert.
Was auf der anderen Seite passiert, also wie man überhaupt einen Nachfolger findet und warum viele Betriebe daran scheitern, steht im Beitrag Nachfolger gesucht: warum so viele Betriebe keinen finden.
Bei einer Betriebsübergabe darf der Kundenstamm nicht einfach mitwandern. Der bisherige Inhaber kündigt die Weitergabe an, lässt Zeit für einen Widerspruch und fragt nach der Einwilligung für künftige Werbung. Dasselbe Schreiben beantwortet, wer bleibt, was mit der Gewährleistung passiert und ob sich die Bankverbindung ändert. Und ein kurzes Video, in dem beide Inhaber zusammen vor der Kamera stehen, erklärt den Kunden, was ein Brief nicht kann: dass der Neue das Vertrauen des Alten hat.
Starkefilme kommt einmal pro Quartal für einen Drehtag in deinen Betrieb, egal wo in Deutschland du bist. Aus einem Drehtag entstehen acht bis zehn fertige Videos pro Monat: kurze Formate für Social Media, längere für die Website, Clips für genau die Anlässe, die in diesem Artikel vorkommen. Schnitt, Untertitel und alle Formatvarianten sind dabei.
499 Euro pro Monat. Keine Vertragslaufzeit, kein Setup-Aufwand.
Unverbindlich kennenlernen →Quellen: Datenschutzkonferenz, Beschluss vom 11. September 2024: Übermittlungen personenbezogener Daten an die Erwerberin oder den Erwerber eines Unternehmens im Rahmen eines Asset-Deals (datenschutzkonferenz-online.de, abgerufen am 29.09.2026) · KfW Research, Nachfolge-Monitoring Mittelstand 2025, Fokus Volkswirtschaft Nr. 526, Januar 2026 (kfw.de) · Handelsgesetzbuch § 25 (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 29.09.2026) · Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb § 7 (gesetze-im-internet.de) · Polizeiliche Kriminalprävention der Länder und des Bundes, CEO-Fraud (polizei-beratung.de)