Ratgeber · Anlass Öffentliche Aufträge
Knapp zwei Drittel aller öffentlichen Aufträge in Deutschland gingen im zweiten Halbjahr 2021 an kleine und mittlere Unternehmen, genau 64,2 Prozent. Das klingt nach offener Tür. Nach dem Auftragsvolumen waren es allerdings nur rund 41 Prozent, beim Bund sogar nur etwa 19, bei den Kommunen dagegen rund 56 Prozent. So rechnet es das Institut für Mittelstandsforschung Bonn 2023 aus den Zahlen der Vergabestatistik vor, und es schließt daraus, dass sich eher die größeren Mittelständler bewerben und kleine Betriebe im öffentlichen Auftragswesen unterrepräsentiert sind. Für einen Betrieb mit zehn oder zwanzig Leuten ist die Stadt, der Landkreis oder die Schule im Ort also der realistischste Auftraggeber. Dass die Tür trotzdem klemmt, hat nach der Studie mit dem Aufwand zu tun: fehlende Informationen, unübersichtliche Plattformen, hohe Anforderungen und viel Bürokratie.
Dieser Beitrag ist für Betriebe, die sich um Aufträge der öffentlichen Hand bewerben wollen, als Handwerker, als Dienstleister, als Lieferant. Er sagt, welches Regelwerk wann gilt, wo die Ausschreibungen stehen, woran Angebote reihenweise scheitern und welche Nachweise Sie schon vorher in der Schublade haben sollten. Und er sagt ehrlich, wo ein Video etwas bringt und wo nicht. Wenn Sie umgekehrt selbst ein Video ausschreiben wollen, lesen Sie Video ausschreiben: Wertgrenzen 2026 und vergleichbare Angebote.
Das hängt vom Auftragswert und vom Auftraggeber ab. Oberhalb der EU-Schwellenwerte, 2026 und 2027 bei 5.404.000 Euro für Bauleistungen und 216.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen (140.000 Euro bei obersten Bundesbehörden), gilt EU-Vergaberecht. Darunter gelten VOB/A Abschnitt 1 und die UVgO. Nach der geänderten VOB/A dürfen Bauleistungen seit 1. Januar 2026 bis 50.000 Euro netto direkt vergeben werden, beim Bund gilt für Direktaufträge ab 1. Juli 2026 ebenfalls 50.000 Euro. Länder und Kommunen setzen teils eigene Grenzen, bayerische Kommunen zum Beispiel bis 250.000 Euro für Bau und 100.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen. Die Grenze Ihrer Kommune nennt die Vergabestelle.
An formalen Fehlern. Das Institut für Mittelstandsforschung Bonn hält in seiner Studie von 2023 fest, dass Angebote wegen formaler Fehler ausgeschlossen werden können und beim Zusammenstellen der Unterlagen größte Sorgfalt nötig ist. Eine oft zitierte Faustzahl, nach der erfahrungsgemäß rund ein Drittel aller Angebote an Formfehlern scheitert, wird der IHK Köln zugeschrieben. Belegt ist sie in unseren Quellen nicht, sie zeigt aber die Richtung: Fehlende Erklärungen, Nachweise oder Preisangaben kosten häufiger den Auftrag als ein zu hoher Preis.
Sie ersetzt bei Bauleistungen die Einzelnachweise zur Eignung. Wer im amtlichen Verzeichnis PQ-VOB steht, muss Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nicht bei jedem Angebot neu belegen. Die Prüfung kostet Gebühren nach der Gebührenordnung der Präqualifizierungsstelle, und der Eintrag bleibt nur gültig, solange die hinterlegten Nachweise gültig sind. Nach unserer Einschätzung lohnt sie sich ab dem Punkt, an dem Sie sich mehrmals im Jahr bewerben.
Im förmlichen Verfahren kaum. Dort entscheiden Preis, Eignungsnachweise und Vollständigkeit, ein Video wird nicht gewertet und gehört nur dann ins Angebot, wenn die Vergabeunterlagen es vorsehen. Nützlich ist es davor und daneben: als Dokumentation abgeschlossener Referenzprojekte, auf der Website, über die Sie bei Direktaufträgen gefunden werden, und in Verfahren, in denen eine Präsentation oder ein Gespräch vorgesehen ist.
Gebündelt auf service.bund.de. Dort stellen Auftraggeber von Bund, Ländern und Kommunen ihre Ausschreibungen ein, oder sie kommen automatisch von rund 70 kooperierenden Vergabeplattformen. Die Unterlagen laden Sie in der Regel auf der Plattform des jeweiligen Auftraggebers herunter, nach einer Registrierung. Dazu kommen die Portale der Länder und Kommunen und für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte das europäische Portal TED.
Welche Regeln für eine Ausschreibung gelten, entscheidet der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt EU-Vergaberecht mit GWB, VgV und europaweiter Bekanntmachung. Seit 1. Januar 2026 liegen diese Schwellen nach den Delegierten Verordnungen der EU-Kommission vom Oktober 2025 bei 5.404.000 Euro für Bauaufträge und 216.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen, bei obersten Bundesbehörden bei 140.000 Euro. Sie gelten bis Ende 2027. Was Handwerksbetriebe vor Ort bekommen, liegt nach unserer Einschätzung meist weit darunter. Dort gelten für Bauleistungen der erste Abschnitt der VOB/A und für Liefer- und Dienstleistungen die Unterschwellenvergabeordnung, kurz UVgO.
Unterhalb der Schwellen hängt vieles davon ab, wer ausschreibt. Bund, Länder und Kommunen haben jeweils eigene Grenzen, ab denen sie ohne förmliches Verfahren vergeben dürfen. Einige Stand-2026-Werte zum Einordnen:
Der Unterschied zwischen 15.000 und 250.000 Euro ist nicht akademisch. Ein Direktauftrag ist kein Vergabeverfahren. Die Kommune fragt, wen sie will, oder ruft den Betrieb an, den sie kennt. Das Gesetz verlangt dabei nur, dass der Auftraggeber zwischen den Unternehmen wechseln soll. Wer bei so einem Auftrag zum Zug kommt, hat gar kein Angebot formal gewonnen, er war einfach bekannt, erreichbar und hat verlässlich gearbeitet. Das ist ein Teil der öffentlichen Aufträge, den kein Ausschreibungsportal zeigt. Welche Grenzen bei Ihrer Kommune gelten, steht in deren Vergabeordnung oder erfahren Sie bei der Vergabestelle.
Eine zentrale Adresse gibt es nur halb. Oberhalb der EU-Schwellen läuft die Bekanntmachung über das europäische Portal TED. Darunter sind die Ausschreibungen nach der IfM-Studie über viele Portale verstreut, die zudem nicht als besonders nutzerfreundlich gelten. Am nächsten an einer Sammelstelle ist service.bund.de. Dort stellen Auftraggeber von Bund, Ländern und Kommunen ihre Ausschreibungen selbst ein, oder sie werden automatisch von rund 70 kooperierenden Vergabeplattformen importiert. Die Studie merkt an, dass man die Ausschreibungen dort zwar finden, die Unterlagen aber nur auf der ursprünglichen Plattform und nach Registrierung herunterladen kann.
Dazu kommen die Portale der Länder, etwa für die Staatsbauverwaltung, und kommerzielle Dienste, die Ausschreibungen nach Gewerk und Region filtern. Die sind oft kostenpflichtig, und auch einzelne Vergabeplattformen verlangen für alle Funktionen Geld. Die Studie zitiert dazu ein Landratsamt: Viele kleine Firmen scheuten die Kosten bei gelegentlicher Teilnahme. Praktisch heißt das: Legen Sie sich auf service.bund.de einen festen Suchauftrag nach Ihrem Gewerk und Ihrem Umkreis an, schauen Sie einmal pro Woche hinein und entscheiden Sie erst bei einer passenden Ausschreibung, welche Plattform Sie registrieren. Und fragen Sie bei der Auftragsberatungsstelle Ihres Bundeslandes nach, auf die service.bund.de selbst verweist.
Das ist der Teil, über den im Handwerk am meisten geschimpft wird, und er hat einen Kern Wahrheit. Die IfM-Studie schreibt, dass Angebote wegen formaler Fehler vom Verfahren ausgeschlossen werden können und deshalb größte Sorgfalt geboten ist. Das Vergabeportal ibau nennt eine Faustzahl, die es der IHK Köln zuschreibt: Erfahrungsgemäß werde rund ein Drittel aller Angebote bei öffentlichen Vergabeverfahren wegen Formfehlern abgelehnt. Die Zahl ist eine Erfahrung aus zweiter Hand und keine Statistik, wir übernehmen sie deshalb nur als Größenordnung.
Wie gnadenlos Formalien sein können, zeigt ein Fall, der bis vor das Oberlandesgericht Rostock ging. Ein Betrieb bewarb sich in einem europaweiten Verfahren um Transport und Entsorgung von Klärschlamm und reichte dreiunddreißig Unterlagen ein. Eine fehlte: das Formblatt „Angebotsschreiben“. Der Auftraggeber schloss das Angebot aus, die Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern bestätigte das im November 2022. Das Oberlandesgericht Rostock sah es am 1. Februar 2023 (Az. 17 Verg 3/22) anders: Das Angebot sei auch ohne das Formblatt rechtsverbindlich, und die fehlende Unterlage hätte nachgefordert werden können. Dargestellt ist das nach einer Anwaltskanzlei, nicht nach dem Originalbeschluss.
Der Betrieb kam mit seiner Beschwerde durch, aber nach einer Rüge, einem Nachprüfungsantrag und einer Beschwerde. Das kann sich kein Betrieb mit zehn Leuten leisten, und es ist kein Plan. Lernen lässt sich daraus zweierlei. Erstens kann ein fehlendes Dokument teuer werden, auch wenn es sich später als nachforderbar erweist. Zweitens ist die Frage, ob nachgefordert wird, im Unterschwellenbereich nicht überall gleich geregelt:
Verlassen Sie sich also nicht darauf, dass jemand anruft und das fehlende Blatt erbittet. Unsere Empfehlung, eine Arbeitsweise und keine Rechtsauskunft: Lesen Sie die Vergabeunterlagen von hinten, beginnend mit der Liste der einzureichenden Unterlagen. Machen Sie sich daraus eine Abhakliste mit allem, was verlangt ist, und tragen Sie jede Anlage dort ein, bevor Sie rechnen. Prüfen Sie die Unterschriften und die geforderte Form, also elektronisch in Textform oder mit Signatur, wie es in der Bekanntmachung steht. Füllen Sie jede Preisposition aus, auch die, die Ihnen unwichtig erscheint. Und stellen Sie Fragen zu Unklarheiten über die Plattform, innerhalb der Frist, die in den Unterlagen steht. Die Studie nennt als Hindernis, dass viele KMU sich scheuen, die Vergabestelle zu kontaktieren, obwohl eine Bieterfrage kein Zeichen von Schwäche ist, sondern der vorgesehene Weg.
Bevor der Auftraggeber über den Preis nachdenkt, prüft er die Eignung. Bei Bauleistungen nennt § 6a VOB/A, was er verlangen kann: den Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre in vergleichbaren Leistungen, die Ausführung vergleichbarer Leistungen in den letzten bis zu fünf abgeschlossenen Kalenderjahren, die Zahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten der letzten drei Jahre, den Eintrag im Berufsregister und Angaben zu einem Insolvenzverfahren. Nach § 33 UVgO müssen Eignungskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und dazu in einem angemessenen Verhältnis, und sie müssen bei öffentlichen Ausschreibungen schon in der Bekanntmachung stehen.
Für Sie heißt das: Die Referenz, die eine Kommune sehen will, ist nicht Ihre schönste, sondern Ihre vergleichbarste. Sammeln Sie deshalb nach jedem abgeschlossenen Projekt, am besten direkt nach der Abnahme, eine kurze Bescheinigung des Auftraggebers mit Leistungsumfang, Auftragswert, Zeitraum und Ansprechpartner. Der PQ Verein bietet dafür ein Muster einer Referenzbescheinigung. Lagern Sie diese zusammen mit den üblichen Nachweisen, typischerweise Handwerkskarte oder Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts und Bescheinigung der Berufsgenossenschaft, an einer Stelle, die jeder im Büro findet. Welche Nachweise im Einzelfall verlangt werden, steht in der Ausschreibung, die obige Liste ist nur eine Orientierung.
Wer sich häufiger bewirbt, kann das Sammeln abkürzen. Die Präqualifikation ist nach der Definition des Vergabeportals ibau eine auftragsunabhängige Eignungsprüfung im Vorfeld einer Vergabe. Für Bauleistungen läuft sie über das amtliche Verzeichnis PQ-VOB, getragen vom Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen. Wer dort eingetragen ist, muss die Einzelnachweise zu Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nicht bei jedem Angebot neu vorlegen, und die Vergabestelle kann den Eintrag selbst nachsehen. Die Gültigkeit hängt an den Nachweisdokumenten: Läuft eine Bescheinigung ab, muss sie erneuert werden, damit der Eintrag bestehen bleibt. Die Kosten richten sich nach der Gebührenordnung der jeweiligen Präqualifizierungsstelle.
Ob sich das für Sie lohnt, ist Rechnerei: Wer zweimal im Jahr bietet, sammelt die Papiere eben zweimal. Wer sich monatlich bewirbt, hat mit der PQ einen Fehler weniger, nämlich den vergessenen oder abgelaufenen Nachweis. Das ist unsere Einschätzung, keine Studienzahl. Für Dienstleister und Lieferanten außerhalb des Baus gilt das PQ-VOB-Verzeichnis nicht, dort zählt, was die Ausschreibung an Nachweisen oder Eigenerklärungen verlangt.
Nach § 43 UVgO geht der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot, ermittelt nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Neben dem Preis können Qualität, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals, Kundendienst sowie Liefer- und Ausführungsfristen als Kriterien gelten. Der Auftraggeber kann sogar einen Festpreis vorgeben, sodass allein die Qualität entscheidet. Das klingt nach einer Chance für den Betrieb, der gut arbeitet, aber nicht der billigste ist.
In der Praxis sieht es nüchterner aus. Nach der Vergabestatistik wurde im zweiten Halbjahr 2021 bei 59 Prozent der Aufträge ausschließlich der Preis als Zuschlagskriterium herangezogen. Im Unterschwellenbereich muss der Auftraggeber die Kriterien nicht immer angeben, bei 29 Prozent der Fälle fehlte die Angabe. Die IfM-Studie vermerkt, dass kleine Betriebe dabei benachteiligt sein können, weil große Unternehmen die Kosten der Angebotserstellung auf mehr Aufträge verteilen. Kriterien, bei denen Mittelständler punkten könnten, wie Regionalität, Kundennähe oder Wartungs- und Reparaturfreundlichkeit, werden danach weitaus seltener gewählt.
Daraus folgt eine unbequeme Regel: Lesen Sie die Zuschlagskriterien, bevor Sie anfangen zu schreiben. Steht dort allein der Preis, ist Ihr Angebot eine Rechenaufgabe, und jede Seite Prosa ist verlorene Zeit. Steht dort eine Gewichtung mit Qualitätskriterien, sagt die Gewichtung, wo Ihre Arbeit liegt: Zählen Personal und Erfahrung zusammen mit 40 Prozent (ein Rechenbeispiel, kein Fall), sind Ihre Referenzen fast so wichtig wie der Preis. Auch die Entscheidung, nicht zu bieten, ist eine gute Entscheidung. Ein Angebot, das zwei Tage kostet und bei reinem Preiswettbewerb chancenlos ist, verbrennt Zeit, die Sie bei Kunden brauchen.
Wir sind eine Videoproduktion und sagen es trotzdem gerade heraus: Im förmlichen Vergabeverfahren bringt ein Video in aller Regel nichts. Dort entscheiden Preis, Eignung und Vollständigkeit der Unterlagen. Ein Film wird nicht gewertet, und ob er überhaupt mitgeschickt werden darf, bestimmen die Vergabeunterlagen. Wo sie dazu schweigen, ist eine Bieterfrage der richtige Weg, und unaufgefordert Beigelegtes kann in einem formstrengen Verfahren mehr schaden als nützen. Das ist unsere Einschätzung, keine Rechtsauskunft.
Es gibt drei Stellen, an denen es anders aussieht.
Erstens bei den Referenzen. Eine Referenzbescheinigung belegt, dass Sie eine vergleichbare Leistung erbracht haben. Ein kurzer Film vom abgeschlossenen Projekt, mit Zustimmung des Auftraggebers gedreht, zeigt, wie das aussah, und lässt sich dort einsetzen, wo Sie Referenzen frei gestalten dürfen: in Präsentationen, im Gespräch mit der Vergabestelle, auf der Website. Er ersetzt die Bescheinigung nicht, er ergänzt sie.
Zweitens bei Direktaufträgen. Bis zu den oben genannten Grenzen entscheidet die Kommune ohne Verfahren, wen sie fragt, und sie soll zwischen Unternehmen wechseln. Dann zählt, ob man Sie findet und ob das, was man findet, Vertrauen weckt: eine Website mit echten Projekten, ein Film von der Baustelle, der zeigt, wie Sie arbeiten, Menschen, die man am Telefon wiedererkennt. Im Handwerk ist ein Profil im Netz ohnehin Bedingung, wie in Handwerker ohne Website: Reicht das Google-Profil? beschrieben. Wie Referenzfilme entstehen, steht in Kundenstimmen im Video.
Drittens in Verfahren mit Präsentation oder Gespräch. Bei Verhandlungsvergaben und Vergaben mit Qualitätskriterien laden Auftraggeber mitunter zu einem Gespräch oder verlangen ein Konzept. Ob dort ein Film erlaubt ist, steht in der Aufforderung. Sehr oft ist es eine Mappe oder ein Vortrag, kein Film. Planen Sie nichts, was die Unterlagen nicht vorsehen.
Unterm Strich: Video ist für den öffentlichen Auftrag ein Werkzeug der Vorbereitung und der Sichtbarkeit, nicht der Angebotsabgabe. Wer das Geld hat, bevor er das erste Angebot schreibt, investiert besser in die Abhakliste und die Nachweise.
Alle Angaben zur Reihenfolge sind unsere Empfehlung, keine Vorschrift.
Als kleiner Betrieb liegt Ihre größte Chance bei Kommunen, Landkreisen und Schulen, und ein Teil davon wird gar nicht ausgeschrieben, sondern direkt vergeben. Prüfen Sie zuerst den Auftragswert und das Regelwerk, suchen Sie über service.bund.de und die Portale Ihrer Region, und lesen Sie Eignungsanforderungen und Zuschlagskriterien, bevor Sie rechnen. Die meisten Verluste passieren auf dem Papier: Wer jede geforderte Anlage abhakt, jede Preisposition ausfüllt und Referenzen als Bescheinigung vorrätig hat, ist schon vielen voraus. Video hilft dabei, gefunden zu werden und Referenzen zu zeigen, aber nicht im formalen Angebot.
Hinweis: Dieser Artikel ist sorgfältig recherchiert und mit Quellen belegt, er ist aber keine Rechtsberatung. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität können wir keine Gewähr übernehmen, und wir haften nicht für Entscheidungen, die Sie auf dieser Grundlage treffen. Wertgrenzen und Verfahrensregeln unterscheiden sich nach Bundesland und Auftraggeber und ändern sich zum Teil, wie das Vergabebeschleunigungsgesetz vom 1. Juli 2026 zeigt. Die Entscheidung des Oberlandesgerichts Rostock ist nach der Darstellung einer Anwaltskanzlei wiedergegeben, nicht nach dem Originalbeschluss. Einzelfälle liegen oft anders, als eine allgemeine Darstellung es abbilden kann. Im Zweifel gehört die Bewertung in anwaltliche Hände, bei Vergabefragen etwa zu einer Auftragsberatungsstelle oder einem Fachanwalt für Vergaberecht.
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Unverbindlich kennenlernen →Quellen: IfM Bonn, IfM-Materialien Nr. 301, „Mittelstandsfreundliche Gestaltung von öffentlichen Ausschreibungen“ (ifm-bonn.org, 2023, abgerufen am 07.10.2026) · Bundesregierung, „Einfacher beschaffen, schneller bauen“, zum Vergabebeschleunigungsgesetz (bundesregierung.de, 01.07.2026) · Reguvis, „Vergabebeschleunigungsgesetz 2026: Wichtige Änderungen im Überblick“ (reguvis.de, 25.06.2026) · Patterno, „Schwellenwerte 2026“, mit Verweis auf die Delegierten Verordnungen (EU) 2025/2150 bis 2025/2152 (patterno.de, 21.04.2026) · Vergabeservice Berlin, Wertgrenzen VOB/A, BAnz AT 16.12.2025 B7 (berlin.de, 05.01.2026) · Bayerisches Staatsministerium des Innern, Wertgrenzen kommunaler Auftraggeber, Stand 01.01.2026 (stmi.bayern.de) · service.bund.de, Informationen zu Ausschreibungen (service.bund.de, abgerufen am 07.10.2026) · VOB/A §§ 6a, 16a, UVgO §§ 33, 41, 43 (vergabevorschriften.de, abgerufen am 07.10.2026) · ibau, Glossar „Formfehler“ und „Präqualifikation“ (ibau.de, abgerufen am 07.10.2026) · PQ Verein und zert-bau, Präqualifikation PQ-VOB (pq-verein.de, zert-bau.de, abgerufen am 07.10.2026) · CBH Rechtsanwälte, zu OLG Rostock, Beschluss vom 01.02.2023, 17 Verg 3/22 (cbh.de, abgerufen am 07.10.2026)