Kunden · November 2026 · Lesezeit 9 Minuten
Am Donnerstag, dem 15. Oktober 2026, von 13 bis 14 Uhr, lud BP Consultants Hersteller von Maschinen, Anlagen und Verpackungsmaschinen zu einem kostenlosen Webinar über Microsoft Teams ein. Thema: die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die am 14. Januar 2027 die Maschinenrichtlinie ablöst. Eine Stunde, kein Reiseweg, kein Messestand. Wer sich dafür interessiert, muss dafür keine Hausmesse besuchen und keinen Vertreter empfangen. Für einen Mittelständler, der seinen Fachkunden etwas zu erklären hat, ist das eine Option. Dieser Artikel zeigt, bei welchen Anlässen sie sich lohnt, was die Teilnahmezahlen wirklich sagen, was bei der Aufzeichnung rechtlich zu klären ist und was Sie hinterher mit dem Material anfangen.
Wenn es einen Anlass mit Datum gibt und Ihre Fachkunden Fragen dazu haben: eine Produktneuheit, eine Normänderung oder eine Schulung. Ein Beispiel liefert BP Consultants, die am 15. Oktober 2026 ein einstündiges, kostenloses Webinar für Maschinenhersteller zur Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 anbieten, die ab dem 14. Januar 2027 gilt. Für eine einmalige Information ohne Rückfragen reicht ein PDF oder ein kurzes Video.
Nach dem Webinar Benchmark Report 2025 von Goldcast (19.531 Webinare von 418 B2B-Marken im Jahr 2024) hatte ein Webinar im Schnitt 238 Anmeldungen und 51 Teilnehmer, die Anwesenheitsquote lag bei 33 Prozent. Knapp 80 Prozent der Webinare standen anschließend als Aufzeichnung bereit. Die Zahlen stammen von einer Eventplattform und nicht aus dem Maschinenbau, als Größenordnung taugen sie.
Ja, aber nur mit vorheriger Information und Einwilligung der Teilnehmer, soweit diese erkennbar oder hörbar aufgezeichnet werden. Die Datenschutzberatung UIMC nennt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Grundlage, die Einwilligung muss freiwillig sein und sich widerrufen lassen (Art. 7 DSGVO). Wer das Wort eines anderen unbefugt aufnimmt, riskiert nach § 201 StGB bis zu drei Jahre Freiheitsstrafe oder Geldstrafe, wenn es nichtöffentlich gesprochen wurde.
Indem nur der Referent mit Kamera, Mikrofon und Folien aufgezeichnet wird. Die UIMC beschreibt diese Lösung: Teilnehmer bleiben stumm, Fragen laufen über den Chat, und die Fragerunde findet nach dem Stopp der Aufzeichnung statt. Dann enthält die Aufnahme keine personenbezogenen Daten der Teilnehmer, und Sie können sie leichter in Clips zerlegen.
Ein Webinar braucht einen Grund, der ein Datum hat. „Wir stellen uns mal vor“ trägt keine Stunde Aufmerksamkeit von Fachleuten. Drei Anlässe tun es aus unserer Sicht, und das ist eine Einschätzung, keine Studie.
Die Normänderung. Die Maschinenverordnung ist das aktuelle Lehrstück: Ab dem 14. Januar 2027 gilt sie vollständig, und BP Consultants sowie TÜV Rheinland und Planetino bieten Webinare dazu an. Ihre Kunden haben dieselben Fragen, und zwar an Sie als Lieferanten: Was ändert sich an Ihrer Maschine, an der Dokumentation, am Liefertermin? Wer als Erster eine klare Antwort liefert, ist der Ansprechpartner, wenn der Kunde seine Bestellung plant.
Die Produktneuheit. Eine neue Baureihe erklärt sich am besten dem, der konkrete Fragen hat. Zur Hausmesse kommt, wer in der Nähe ist und den Tag frei hat. Im Webinar sitzen auch die Fachkunden vor dem Bildschirm, für die der Weg zu weit wäre. Wie eine Hausmesse Fachkunden tatsächlich gewinnt, steht in unserem Ratgeber Hausmesse planen. Das Webinar ist die Ergänzung für alle, die nicht kommen können.
Die Schulung. Wenn Kunden ein Verfahren, eine Wartung oder eine neue Software verstehen müssen, ist ein Webinar sinnvoll, sobald Rückfragen zu erwarten sind. Für die dauerhafte Bedienungs- und Wartungseinweisung ist es dagegen die falsche Form, denn ein Termin um 13 Uhr hilft dem Techniker nicht, der in einem halben Jahr vor der Maschine steht. Dafür gibt es das Video, das jederzeit abrufbar ist, wie in Kundenschulung per Video beschrieben. Das gilt auch für die Montage: Montagevideo statt Papieranleitung zeigt, was dafür spricht.
Die Faustregel daraus: Das Webinar ist für alles, was neu ist und Rückfragen auslöst. Was dauerhaft gilt, gehört in ein Video, das jeder jederzeit findet.
Eine Zahl, die jeder Webinar-Anbieter gern nennt, ist die Anwesenheitsquote. Belegt ist sie am ehesten im Benchmark Report 2025 der Eventplattform Goldcast. Ausgewertet wurden 19.531 Webinare von 418 B2B-Marken aus dem Kalenderjahr 2024. Ergebnis: durchschnittlich 238 Anmeldungen und 51 Teilnehmer je Webinar, die Anwesenheitsquote lag bei 33 Prozent (im Vorjahr 29 Prozent). Am häufigsten dauerten die Webinare 45 bis 60 Minuten, und knapp 80 Prozent standen danach als Aufzeichnung bereit.
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die Stichprobe sind B2B-Marken auf einer einzelnen Eventplattform. Ein Maschinenbauer mit 120 Stammkunden darf nicht mit 238 Anmeldungen rechnen. Und die Quote beschreibt den Durchschnitt, nicht Ihren Fall.
Für den Mittelständler heißt das eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Melden sich 30 Fachkunden an und kommt wie im Durchschnitt ein Drittel, sitzen zehn live vor dem Bildschirm. Die anderen 20 haben sich angemeldet, weil sie das Thema interessiert, und sehen sich die Aufzeichnung an, falls es eine gibt. Ohne Aufzeichnung ist die Mühe für zwei Drittel der Interessenten verloren. Das ist der eigentliche Grund, warum die Aufzeichnung kein Nebenprodukt ist, sondern die zweite Hälfte der Veranstaltung.
BP Consultants hat sein Webinar über Microsoft Teams angeboten. Auch Zoom und GoTo bieten eigene Webinar-Produkte an, es gibt noch weitere. Welches Werkzeug Sie nehmen, ist zweitrangig, wichtiger ist, was davor und dahinter passiert. Das kostet nichts:
Das Webinar findet per Anmeldung statt, es sind also Namen, Mailadressen und womöglich Stimmen im Spiel. Wer aufzeichnet, verarbeitet diese Daten. Die Datenschutzberatung UIMC schreibt in ihrem Beitrag vom 17. April 2025, die Aufzeichnung und Veröffentlichung einer Videokonferenz erfolge nur nach Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Die Veranstaltung müsse vorab klar als „Webinar mit Aufzeichnung und anschließender Veröffentlichung“ gekennzeichnet sein, und in der Einwilligung gehören Zweck, Empfänger und Speicherdauer.
Die Rechtsanwaltskanzlei Herfurtner nennt in ihrem Beitrag vom 9. Juli 2025 drei Stolpersteine: Die Aufzeichnung wird spontan ohne vorherige Information gestartet. Schweigen wird als Zustimmung gewertet, was es regelmäßig nicht ist. Und eine für einen Zweck erstellte Aufnahme wird später für einen anderen genutzt, wofür es eine neue Einwilligung bräuchte. Das letzte betrifft Sie, wenn Sie später Clips schneiden wollen.
Die Einwilligung muss nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufbar sein, der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. Und sie muss freiwillig sein: Nach Art. 7 Abs. 4 kommt es darauf an, ob etwas von der Einwilligung abhängt, das dafür gar nicht nötig ist. Wer die Teilnahme von der Zustimmung zur Veröffentlichung abhängig macht, steht auf dünnem Eis.
Dazu kommt das Strafrecht. § 201 StGB bestraft, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder eine solche Aufnahme einem Dritten zugänglich macht, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Ob ein Webinar mit Anmeldung als „nichtöffentlich“ gilt, ist eine Frage des Einzelfalls. Ein geschlossener Kundenkreis liegt näher an nichtöffentlich als ein offener Stream, das ist unsere Einschätzung und keine Rechtsauskunft. Wer vorab ankündigt und die Einwilligung einholt, ist ohnehin auf der sicheren Seite.
Die einfachste Lösung beschreibt die UIMC selbst: Das Webinar so gestalten, dass keine personenbezogenen Daten der Teilnehmer aufgezeichnet werden. Aufgenommen werden nur Kamera und Mikrofon des Referenten sowie die Folien. Teilnehmer bleiben stumm, Fragen laufen über den Chat, und die Fragerunde findet nach dem Stopp der Aufzeichnung statt. Das kostet ein bisschen Dramaturgie, spart Ihnen aber das Einwilligungsmanagement für jede einzelne Person.
Sie haben eine Stunde Fachvortrag eines Menschen, der sein Produkt kennt. Daraus lässt sich einiges machen:
Wie aus Aufzeichnungen und Fachvorträgen auf der Messe Material für Wochen entsteht, haben wir in Messe-Video B2B beschrieben. Das Prinzip ist dasselbe: einmal aufwendig erzeugen, dann in kleine Stücke zerlegen.
Nicht, wenn es nur eine einmalige Information ohne Rückfragen gibt, dafür reicht ein PDF. Nicht, wenn Ihnen der Verteiler fehlt: Ohne eine Liste von Fachkunden, die Sie einladen können, sprechen Sie vor leeren Stühlen. Und nicht, wenn niemand im Haus das Thema eine Stunde lang frei erklären kann oder will. Dann ist ein gut vorbereitetes Erklärvideo ehrlicher.
Erstens: Schreiben Sie auf, welche Änderung, Neuheit oder Frage Ihre Fachkunden in den nächsten drei Monaten beschäftigt. Wenn Ihnen nichts einfällt, brauchen Sie kein Webinar.
Zweitens: Zählen Sie, wie viele Fachkunden Sie per Mail erreichen können. Das ist Ihre Obergrenze für die Anmeldungen.
Drittens: Entscheiden Sie, ob Sie nur den Referenten aufzeichnen oder die Teilnehmer einbeziehen, und formulieren Sie den Hinweis in der Einladung entsprechend.
Viertens: Legen Sie fest, wofür die Aufzeichnung am Ende dient, bevor Sie den Termin ansetzen. Wer das vorher weiß, kann die Einwilligung gleich darauf abstimmen.
Starkefilme kommt einmal pro Quartal für einen Drehtag in Ihren Betrieb, egal wo in Deutschland Sie sind. Aus einem Drehtag entstehen acht bis zehn fertige Videos pro Monat, zum Beispiel ein kurzer Clip zu Ihrer Neuheit, der in der Einladung zeigt, worum es geht, mit Untertiteln und in allen Formatvarianten. Schnitt und Technik sind dabei. Das Webinar selbst führen Sie mit Ihrer eigenen Technik durch.
499 Euro pro Monat. Kein Drehtag ohne Vorbereitung, keine Vertragslaufzeit, kein Setup-Aufwand.
Unverbindlich kennenlernen →Quellen: Goldcast, "2025 B2B Webinar Benchmark Report", Auswertung von 19.531 Webinaren von 418 B2B-Marken im Kalenderjahr 2024 (goldcast.io/reports/b2b-webinar-benchmark-report-2025); BP Consultants, Ankündigung "Webinar: Die EU-Maschinenverordnung ab 20. Januar 2027", Termin 15.10.2026 (bp-consultants.de); TÜV Rheinland, "Webinar: Die neue EU-Maschinenverordnung" (go.tuv.com); Planetino, "Kostenlose MVO-Webinare 2026" (planetino.eu); UIMC, "Webinar-Aufzeichnungen: Was beim Datenschutz zu beachten ist", 17.04.2025 (uimc.de); Kanzlei Herfurtner, "Aufzeichnung von Videokonferenzen", 09.07.2025 (kanzlei-herfurtner.de); Datenschutz-Grundverordnung, Art. 6 und Art. 7 (dsgvo-gesetz.de); Strafgesetzbuch, § 201 (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 06.11.2026). Rechenbeispiele sind eigene Beispielrechnungen mit angenommenen Werten. Dies ist keine Rechtsberatung.