Personal · Oktober 2026 · Lesezeit 9 Minuten
Wenn ein Betrieb eine Fachkraft einstellt, kostet allein das Anlernen am Arbeitsplatz im Schnitt 6.448 Euro. Das ermittelte das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) in seiner Erhebung 2022/2023 unter 2.668 Betrieben. Das ist mehr als das Bewerbungsverfahren (1.577 Euro) und die geringere Leistung des Neuen in der Einarbeitung (4.468 Euro) zusammen. Bezahlt wird es in Stunden von Leuten, die in dieser Zeit Aufträge abarbeiten könnten. Dieser Artikel rechnet nach, welchen Teil davon ein Schulungsvideo übernehmen kann, was es kostet und ab wie vielen Einweisungen es sich lohnt. Das Ergebnis fällt nicht immer für das Video aus.
Je nach Machart rund 1.500 bis 6.000 Euro netto je Video. That Works Media aus Berlin nennt für ein Schulungsvideo von drei bis zehn Minuten mit Bildschirmaufnahme und Sprecher 1.500 bis 6.000 Euro (Stand 12.10.2026), videoboost ruft Schulungsmodule ab 1.900 Euro auf. Das sind Einzelpreise für Bildschirm- und Modulproduktionen. Wer Abläufe an Maschinen und Arbeitsplätzen filmen lässt, rechnet anders.
Wenn die Zeit, die erfahrene Leute über die Nutzungsdauer mit Erklären verbringen, mehr kostet als das Video. Die Formel: Videokosten geteilt durch Erklärstunden je Einweisung mal Stundensatz. Bei angenommenen 3.000 Euro Videokosten, 1,5 Stunden Erklärzeit und 49,50 Euro Stundensatz liegt die Schwelle bei gut 40 Einweisungen. Das ist ein Rechenbeispiel, keine Messung.
Im Durchschnitt aller Branchen 45,00 Euro Arbeitskosten je geleistete Stunde (Destatis, 2025), im Verarbeitenden Gewerbe 49,50 Euro, im Baugewerbe 39,60 Euro. Ausbilder und Meister liegen nach unserer Einschätzung darüber. Dazu kommt die Arbeit, die in der Zeit liegen bleibt.
Beim Erklären wiederkehrender Abläufe zu einem Teil, bei Üben, Rückfrage und Kontrolle nicht. Was bei jeder Einweisung gleich lautet, lässt sich filmen. Das Üben unter Aufsicht bleibt beim Menschen. Bei Sicherheitsunterweisungen ist das auch rechtlich so: Die DGUV Regel 100-001 verlangt, dass ein Gespräch mit dem Unterweisenden jederzeit möglich ist.
Vor allem Arbeitszeit. Der Anbieter reteach nennt als Kostentreiber nicht die Aufnahme, sondern Skript, Schnitt, Sprecherstimme, Untertitel und die Pflege über die Jahre. Professionelle Untertitel liegen laut reteach bei rund 5 bis 15 Euro je Videominute. Wer die Stunden mit dem internen Stundensatz bewertet, sieht, dass Selbermachen nicht kostenlos ist.
Die BIBB-Zahl hat zwei Haken, und man sollte sie kennen, bevor man sie auf den eigenen Betrieb überträgt. Erstens ist sie ein Mittelwert, und der wird von teuren Fällen nach oben gezogen: Bei der Hälfte der Betriebe lagen die gesamten Personalgewinnungskosten unter 5.700 Euro, im Mittel bei 13.689 Euro. Zweitens ist nicht alles, was Kollegen beim Anlernen tun, wiederholbarer Standardstoff. Wie man ein Werkstück anfasst oder einen Kunden am Telefon beruhigt, lernt niemand aus einem Video. Gemessen hat das BIBB den ganzen Posten, nicht den filmbaren Teil. Er macht aber 47 Prozent der Gesamtkosten aus, und das ist der Grund, warum sich die Frage überhaupt lohnt.
Was kostet nun die einzelne Stunde? Das Statistische Bundesamt beziffert die Arbeitskosten im Jahr 2025 auf durchschnittlich 45,00 Euro je geleistete Stunde. Das schließt Lohnnebenkosten ein. Je nach Branche sieht das so aus:
Das sind Durchschnitte über alle Beschäftigten einer Branche. Ein Meister oder ein Ausbilder liegt nach unserer Einschätzung darüber, eine Aushilfskraft darunter. Wichtig für die Rechnung ist ein Punkt, der gern übersehen wird: Die Stunde des Neuen wird bezahlt, ob er ein Video schaut oder dem Kollegen zuhört. Einsparen lässt sich nur die Stunde dessen, der erklärt.
Dazu kommt ein Posten, der in keiner Kostenstelle auftaucht. Gloria Mark und zwei Kollegen von der University of California und der Humboldt-Universität ließen 2008 Versuchspersonen Aufgaben bearbeiten und unterbrachen sie dabei. Die Unterbrochenen wurden in kürzerer Zeit fertig, bei gleicher Qualität, zahlten aber mit mehr Stress, mehr Frustration und mehr Zeitdruck. Das war eine Laborstudie, keine Werkstatt. Wer aber zwischen zwei Aufträgen zum dritten Mal am Tag dieselbe Maschine erklärt, kennt vermutlich beides: den Zeitverlust und die schlechte Laune.
Einige Anbieter nennen ihre Preise für Schulungsvideos offen. Zwei Beispiele, beide mit Stand Oktober 2026:
Fair gelesen sind das Preise für einzelne Videos, die am Bildschirm oder im Studio entstehen. Ob sie zu Ihrem Fall passen, hängt davon ab, was erklärt werden soll. Die Einweisung an einer Anlage, am Fahrzeug oder auf der Baustelle muss vor Ort gefilmt werden, und dort zählt der Ton mindestens so viel wie das Bild: Ein Ausbilder, den man in der Halle nicht versteht, wird auf Video nicht verständlicher.
Was die Preise treibt, erklärt der E-Learning-Anbieter reteach recht offen: Die Aufnahme selbst sei fast nie der teure Teil. Teuer werden Skript und fachliche Abstimmung, Sprecherstimme, Schnitt, Untertitel und, am häufigsten unterschätzt, die Pflege über die Jahre. Professionelle Untertitel nennt reteach mit rund 5 bis 15 Euro je Videominute. Das sind Anbieterangaben, aber sie passen zu unserer Erfahrung: Das Filmen ist selten der größte Posten.
Die dritte Variante ist die Eigenproduktion. Sie sieht billig aus, weil keine Rechnung kommt. Rechnen Sie die Stunden für Skript, Aufnahme und Schnitt mit Ihrem internen Stundensatz, wird sie schnell teurer als gedacht. Was Handy und Eigenregie leisten und wo sie aufhören, steht in Können wir das nicht selbst machen?. Und auch wer extern produzieren lässt, hat eigene Zeit im Spiel: Was kostet uns ein Drehtag intern an Arbeitszeit? kommt auf 12 bis 20 Stunden über alle Beteiligten.
Zur Einordnung unseres eigenen Modells: Starkefilme kostet 499 Euro im Monat als Komplettpreis, also Ton, Schnitt und Untertitel eingeschlossen, mit einem Drehtag pro Quartal. Das ist kein Einzelvideo-Preis. Ein Schulungsvideo ist dort ein Film unter acht bis zehn, nicht ein eigenes Projekt.
Die Formel ist einfach: Videokosten geteilt durch (Erklärstunden je Einweisung mal Stundensatz) ergibt die Zahl der Einweisungen, ab der sich das Video bezahlt gemacht hat. Rechnen Sie dabei nicht mit der Zahl der Videos, sondern mit der Zahl der Menschen, die es sehen werden. Diesen Gedanken nennt reteach als einfachste Regel für die Entscheidung: Ein Video, das drei Jahre lang 400 Menschen schult, rechnet sich bei ganz anderen Kosten als eines für zwölf Personen.
Drei Rechenbeispiele. Alle Zahlen außer den Stundensätzen (Destatis 2025) und den Preisspannen oben sind angenommen und dienen nur zur Anschauung:
Das dritte Beispiel ist das ehrlichste. Wer vier Mal im Jahr jemanden einweist, spart mit einem Video kein Geld. Es kann trotzdem Gründe geben: dass die Einweisung immer gleich ausfällt, auch wenn der Ausbilder krank ist, oder dass das Wissen eines Kollegen auf Band ist, bevor er in Rente geht. Das sind aber Gründe der Qualität und der Absicherung, keine Kostenrechnung, und man sollte sie auch so nennen. Zum Wissenssicherungsfall steht mehr in Unser erfahrenster Kollege geht in Rente.
Die Pflege. Ein Video, das einen Ablauf zeigt, wird falsch, sobald sich der Ablauf ändert. Dann zeigt es den Neuen im Zweifel, wie es nicht mehr geht. reteach rät, schon im Konzept einen Aktualisierungstermin festzuhalten, sonst habe man in zwei Jahren eine Videobibliothek, die niemand mehr pflegt. Als Faustregel nennt der Anbieter: Was sich regelmäßig ändert, gehört in Eigenproduktion oder auf eine KI-Plattform, was jahrelang gleich bleibt und nach außen wirkt, kann eine externe Produktion rechtfertigen. Das ist die Meinung eines Anbieters, aber als Prüfstein taugt sie.
Vor der Beauftragung lohnen sich vier Fragen, die dieselbe Quelle empfiehlt:
Wer mit dem Anbieter nicht darüber spricht, wie das Video in zwei Jahren geändert wird, hat mit dem Kauf ein Ablaufdatum mitbestellt.
Aus der Rechnung ergibt sich, wonach Sie suchen: Einweisungen, die oft vorkommen, bei vielen Personen gleich lauten und sich in den nächsten Jahren nicht ändern. Typisch sind der Rundgang durch den Betrieb, das Hochfahren einer Maschine, die Werkzeug- und Materialausgabe, der Ablauf einer Fahrzeugübergabe. Dass ein solches Ablaufvideo mehr bringt als das Willkommensvideo der Geschäftsführung, steht ausführlich in Onboarding-Videos, das hier nicht wiederholt werden muss.
Nicht filmen lassen sich Dinge, die vom Zusehen nicht besser werden: Handgriffe, die Gefühl brauchen, Entscheidungen bei Abweichungen, alles, was Rückfragen verlangt. reteach hält fest, dass sich handwerkliche Abläufe an Maschinen nicht durch einen KI-Avatar ersetzen lassen und dafür echte Aufnahmen nötig sind. Und bei der Sicherheitsunterweisung bleibt das Gespräch Pflicht: Die DGUV Regel 100-001 (Ziffer 2.3) verlangt, dass eine Verständnisprüfung stattfindet und ein Gespräch mit dem Unterweisenden jederzeit möglich ist. Wo Video dort helfen kann und wo nicht, steht in Sicherheitsunterweisung per Video.
Einen groben Maßstab, was ein Dreh insgesamt kostet, bietet der Kostenrechner für Imagefilme. Für Schulungsvideos ist er nicht gebaut, zeigt aber, welche Posten in einer Produktion zusammenkommen.
Erstens: Zählen Sie ein Jahr zurück. Wie oft haben Sie in den letzten zwölf Monaten jemanden in dieselbe Sache eingewiesen? Ein Blick in den Kalender und die Personalliste genügt.
Zweitens: Stoppen Sie beim nächsten Mal, wie lange das reine Erklären dauert, ohne das gemeinsame Üben. Das ist die Zahl, die ein Video ersetzen kann.
Drittens: Setzen Sie die Formel von oben ein, mit Ihrem Stundensatz und einem Videopreis aus der Spanne von 1.500 bis 6.000 Euro. Nach unserer Faustregel lohnt sich bei einer Schwelle von unter 30 Einweisungen ein genauer Blick auf ein Angebot. Liegt sie bei über 100, erklären Sie besser weiter selbst.
Viertens: Suchen Sie die eine Einweisung aus, die am häufigsten vorkommt und sich am wenigsten ändert. Mit der fängt man an, nicht mit allen.
Starkefilme kommt einmal pro Quartal für einen Drehtag in deinen Betrieb, egal wo in Deutschland du bist. Aus einem Drehtag entstehen acht bis zehn fertige Videos, darunter Ablaufvideos Ihrer wiederkehrenden Einweisungen, mit Untertiteln und in allen Formatvarianten. Schnitt und Technik sind dabei.
499 Euro pro Monat. Kein Drehtag ohne Vorbereitung, keine Vertragslaufzeit, kein Setup-Aufwand.
Unverbindlich kennenlernen →Quellen: Wenzelmann, Schönfeld, Linckh, Pfeifer, "Eigene Ausbildung oder externe Fachkräftegewinnung – mit welchen Kosten müssen Betriebe rechnen? Ergebnisse der BIBB-Kosten-Nutzen-Erhebung 2022/2023", BIBB Report 2/2025, Bonn 2025, Tabelle 3 und Abbildung 7 (bibb.de, n = 2.668 Betriebe); Statistisches Bundesamt (Destatis), Pressemitteilung Nr. 148 vom 29.04.2026, "Arbeitskosten je Arbeitsstunde in Deutschland um 3,6 % höher als im Vorjahr" (destatis.de); Mark, Gudith, Klocke, "The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress", CHI 2008 (ics.uci.edu/~gmark); That Works Media, Preisangaben Schulungsvideos, Stand 12.10.2026 (thatworksmedia.com); videoboost, Seite Schulungsvideo (videoboost.de/videoprodukt/schulungsvideo/); reteach, "Lernvideo erstellen", zuletzt aktualisiert 31.08.2026 (reteach.com/lernvideo-erstellen/); DGUV Regel 100-001, Ziffer 2.3, zitiert in unserem Ratgeber zur Sicherheitsunterweisung per Video. Rechenbeispiele sind eigene Beispielrechnungen mit angenommenen Werten, außer den genannten Stundensätzen und Preisspannen. Stundensätze sind Branchendurchschnitte und ersetzen nicht die Kalkulation Ihres Betriebs.